5 tips voor een efficiënte financiële administratie

Is jouw bedrijf ook veel tijd kwijt met het bijhouden van de administratie/boekhouding? Of zijn er vaak problemen bij last-minute financiële werkzaamheden? Grote kans dat je met enkele simpele wijzigingen véél efficiënter je administratie kan doen. Bij Speedbooks® rapportagesoftware is dit natuurlijk ons werk en wij delen dan ook graag 5 tips om je administratie efficiënter te maken en te houden!

 

1. Structureer uw werkwijze met een vaste planning
Toegegeven, deze eerste tip is een beetje een cliché. Toch mag het belang van een vaste, gestructureerde aanpak niet onderschat worden. Door terugkerende werkzaamheden zoals de btw-aangifte op vaste momenten uit te voeren, voorkomt u dat belangrijke werkzaamheden vergeten worden of op het laatste moment nog moeten worden uitgevoerd. Het grote voordeel? Door al uw werkzaamheden in te plannen weet u zeker dat u eraan toekomt. Geen gedoe met het te laat betalen van facturen, overmaken van lonen of inkopen van voorraad. Door ruim van tevoren het werk in te plannen heeft u ook nooit meer stress door deadlines.

2. Automatiseer uw administratie: werk met online tools
Elke maand opnieuw uw cijfers of afboekingen noteren is enorm veel werk en bovendien is hierin veel ruimte voor fouten. Door gebruik te maken van een online boekhoudsysteem en/of rapportagetool bespaart u ontzettend veel tijd en frustratie. Eigenlijk is een maandelijks abonnement op een online systeem altijd goedkoper dan de uren die u eraan kwijt bent om het handmatig te doen. Bovendien houdt u meer tijd over voor het contact met uw klant. Voor een compleet overzicht van alle boekhoudprogramma’s die er zijn: neem een kijkje bij onze lijst programma’s die gekoppeld kunnen worden aan Speedbooks®.

3. Vraag om digitale facturen
Hoewel digitaal factureren al steeds meer de standaard is, zijn er nog genoeg bedrijven die de factuur in print versturen. Door uw klanten expliciet te vragen of het mogelijk is dat de factuur digitaal verstuurd kan worden wordt het veel makkelijker om uw administratie bij te houden. Naast dit kunnen de facturen op één plek online bewaard worden en bij voorkeur in één programma.

4. Verwerk nieuwe mutaties/bonnetjes zo snel mogelijk
Nieuwe voorraad gekocht of een onderdeel van een machine laten vervangen? Schrijf het gelijk (het liefst digitaal) op zodat u zeker weet dat u dit meeneemt in de administratie. Door dit bij te houden is het meteen duidelijk dat u geen inkomsten/uitgaven overslaat in uw maandoverzicht.

5. Meten = weten, analyseer uw cijfers!
Voor veel bedrijven is de boekhouding nog een kwestie van “crediteuren en debiteuren verwerken”. Zonde, want met een goed georganiseerde boekhouding kunt u nog veel meer dan uw winst & btw-afgifte berekenen. Hoeveel geeft u bijvoorbeeld uit aan benzine elke maand? En staan de promotiekosten wel in verhouding tot uw omzet? Dat zijn enkele simpele voorbeelden van zaken waar veel bedrijven marge laten liggen.

Door dit te doen middels een rapportage-tool als Speedbooks® kun je verregaande analyses maken van je financiën om te zien waar de marge voor je bedrijf ligt.