Blog: Prognoses en begrotingen maken voor volgend boekjaar
Is jouw onderneming of die van jouw klant klaar voor het nieuwe jaar?
Om dat te kunnen bepalen begint alles met het opstellen van een beleidsplan met bijbehorende begroting(en) voor het komend boekjaar. Dit gebeurt praktisch meestal aan het begin van het laatste kwartaal van het lopende boekjaar.
Op basis van de input van het management (van afdelingen) en hun inzichten op het gebied van de huidige marktomstandigheden, concurrentiepositie, trends en kansen. En de historische financiële data natuurlijk.
Waaruit bestaat een beleidsplan voor een bepaalde periode
Een strategisch of tactisch beleidsplan, bestaat uit een organisatieplan, marketingplan, personeelsplan en ICT-plan. Onderbouwt met financiële analyses, zoals onder meer een exploitatiebegroting en een liquiditeitsprognose.
Wat staat er in een beleidsplan
Het beleidsplan geeft het beleid weer van een organisatie of afdeling, of voor een project of beleidsterrein, voor een bepaalde tijd. Meestal wordt aan leidinggevenden (van een afdeling) ruim van te voren gevraagd een (deel)beleidsplan met bijpassende begroting in te leveren, zodat de overkoepelende directie of het bestuur een totaalplan kan opstellen.
Hoe stel je een goed beleidsplan op
Dit zijn de vragen die je moet stellen om tot de uitgangspunten voor een goed en compleet beleidsplan te komen:
Waar staan we voor? (ook wel de missie)
De missie betreft bijvoorbeeld het oplossen van een specifiek probleem in de samenleving, het bieden van unieke producten of diensten, of het verbeteren van de levenskwaliteit van mensen en geeft een duidelijk beeld wat men kan verwachten van de onderneming.
Waar gaan we voor? (wat is de visie)
De visie van een bedrijf is een beknopte en inspirerende verklaring die de lange termijndoelen, aspiraties en gewenste toekomstige staat van de onderneming beschrijft en geeft aan waarin het zich wil ontwikkelen en wat het wil bereiken.
Waar geloven we in? (wie willen we zijn, wat zijn onze kernwaarden)
Kernwaarden omschrijven hoe het bedrijf wil opereren en hoe het zich wil presenteren. Kernwaarden zijn bijvoorbeeld: integriteit, klantgerichtheid, innovatie, teamwerk, duurzaamheid, respect, diversiteit, kwaliteit, verantwoordelijkheid, transparantie.
Wat zijn onze doelen? (waar willen we naar toe)
De bedrijfsdoelen hebben betrekking op de specifieke resultaten die een organisatie wil behalen. Ze beschrijven welke financiële en marktaandeel (groei-) doelen gehaald willen worden. Maar bijvoorbeeld ook welke organisatorische en klantgerichte doelen.
Hoe pakken we het aan? (hoe komen we daar, met welke strategie)
Het begint met het beschrijven van concrete doelen voor zowel de korte als lange termijn en wat de benodigde acties en activiteiten zijn om ze te bereiken. Inclusief aspecten zoals productontwikkeling, marketing, distributie en klantenservice. En hoe de financiële middelen te beheren, inclusief investeringen, financieringen en winstgevendheid.
Met welke middelen gaan we die realiseren? (wat hebben we nodig)
Bedoeld worden de bedrijfsmiddelen die een onderneming bezit en gebruikt om zijn activiteiten uit te voeren, ook wel de operationele capaciteit genoemd. Gebouwen en terreinen, machines, apparatuur, voertuigen, (kantoor) meubilair zijn bedrijfsmiddelen. Maar ook de financiële (liquide) middelen, de voorraden en het zogenaamde menselijk kapitaal; de medewerkers met hun kennis en vaardigheden.
Met welke middelen gaan we die realiseren? (wat hebben we nodig)
Bedoeld worden de bedrijfsmiddelen die een onderneming bezit en gebruikt om zijn activiteiten uit te voeren, ook wel de operationele capaciteit genoemd. Gebouwen en terreinen, machines, apparatuur, voertuigen, (kantoor) meubilair zijn bedrijfsmiddelen. Maar ook de financiële (liquide) middelen, de voorraden en het zogenaamde menselijk kapitaal; de medewerkers met hun kennis en vaardigheden.
Wat kost dat en wat levert het op? (welk resultaat streven we na?)
Bij een onderneming gaat het om gezond blijven, groeien en winst maken. Door een exploitatiebegroting of resultatenbegroting te maken kun je zien wat de verwachte inkomsten en uitgaven zijn en of je winst of verlies gaat maken. De verwachte kosten trek je af van de verwachte omzet voor een langere periode, meestal 1 tot 3 jaar.
Wat is er nodig om beleidsdoelen te bepalen en te behalen
Voor het bepalen welke middelen kunnen of moeten worden ingezet en wat de verwachte kosten en baten zijn, heb je financiële data nodig uit het verleden, het heden en het liefst ook uit de toekomst.
Daarmee maak je financiële prognoses op basis van diverse scenario's, om de financiële gezondheid en stabiliteit van een onderneming op lange(re) termijn te beoordelen. Ze vormen de basis voor een strategische planning, investeringsbeslissingen, plannen voor fusies en overnames.
Zijn de beleidsdoelen haalbaar en realistisch
Financiële prognoses zijn dus eigenlijk meer strategische voorspellingen, zoals over toekomstige prestaties en de financiële situatie van een onderneming en beantwoorden de vraag: waar willen we naartoe met de onderneming. Want, je kunt wel wat willen, maar is dat ook organisatorisch realistisch en financieel haalbaar?
Belangrijk: een liquiditeitsbegroting maken en (meer-jaren) prognoses
Je wilt continu de vinger aan de (financiële) pols houden. Daarom maak je geregeld managementrapportages en zeker elk kwartaal, half jaar en jaarlijks tussentijdse prestatiecijfers.
Om ook in de toekomst te kunnen kijken wil je zo goed mogelijk inschatten wat er staat te gebeuren. Daarvoor is het maken van prognoses en liquiditeitsbegrotingen een must.
Wat zijn liquide middelen
Vorderingen op klanten en tastbaar geld (in kas), geld dat op de bankrekening staat of giraal geld, of beleggingen die op korte termijn in geld kunnen worden omgezet, zoals aandelen of obligaties en spaarrekeningen zijn samen vooral de liquide middelen of de liquiditeit van een onderneming.
Die mate van liquiditeit bepaalt of een bedrijf werkelijk in staat is op korte termijn aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen. Zoals de inkoopfacturen en andere kortlopende schulden, huur, personeelskosten en omzetbelasting.
Liquiditeit op korte en langere termijn
Liquide dekking om kortlopende schulden of kosten, zoals huur, personeelskosten en omzetbelasting te betalen noemen we quick ratio. De current ratio laat zien in hoeverre de onderneming in staat is de financiële verplichtingen op wat langere termijn, meestal drie maanden, te voldoen.
Waarom wordt een liquiditeitsbegroting opgesteld
Zo'n liquiditeitsbegroting is voor met name zakelijke partners, banken, leveranciers en dienstverleners erg belangrijk. Wanneer de liquiditeit is beoordeeld en is goedgekeurd kunnen banken leningen vrijmaken en kun je bijvoorbeeld flink investeren in kansen. Een bank kan een rekening-courantlijn instellen en leveranciers leveren dan mogelijk op rekening. Allen voeren regelmatig kredietcontroles uit om de liquiditeit van hun (nieuwe) klanten te beoordelen.
Wat is het doel van meerjarige prognoses
Ben je benieuwd wat de verwachtingen voor de onderneming zijn of wil je graag een externe, aanvullende financiering aanvragen om geplande investeringen te doen? Dan moet je een meerjarig financieel plan, toekomstvoorspelling of exploitatieprognose opstellen op basis van de bedrijfsdata, de daadwerkelijke geldstromen en de verwachte inkomsten en uitgaven. Een goede liquiditeitsbegroting opstellen laat het mogelijke verloop van je financiële armslag zien.
Strategie bepalen
Alle input, de verwachtingen qua inkomsten en uitgaven, de werkelijke inkomsten en uitgaande geldstromen van het lopende boekjaar en de inschattingen wat dat betreft voor de rest van het boekjaar, geven het management de handvatten om de beleidsstrategie inclusief een financieel plan voor het volgende boekjaar te bepalen. Zo goed als mogelijk, want de wereld draait door en omstandigheden zijn aan verandering onderhevig.
Variabelen zoals onverwachte uitgaven beïnvloeden strategie
Je hebt de financiële planning op basis van verwachte inkomsten en uitgaven opgesteld. Maar gedurende het boekjaar kunnen markttrends, inflatie, wisselkoersen, concurrentie en (veranderende) regelgeving prestaties, de opbrengsten en kosten en/of je verwachte geldbehoefte, ergo je exploitatiebegroting beïnvloeden.
Financiële controle tijdens het boekjaar
Door de financiële geldstromen, de inkomsten en uitgaven gedurende het boekjaar te volgen met behulp van tussentijdse rapportages, kun je betere beslissingen nemen om strategie, plannen en doelen in de nabije toekomst aan te passen. Bijvoorbeeld om onvoldoende liquide middelen te voorkomen, zodat je aan je verplichtingen kunt blijven voldoen.
Voorspellen met betrouwbare rapportagesoftware
Prognoses zijn voor controllers, accountants, ondernemers en financiële experts de basis voor het nemen van beslissingen en/of het geven van onderscheidend advies over eventuele investeringen.
De prognoses die je met een professionele rapportagetool, zoals Speedbooks® maakt, zijn eenvoudig te maken en nog eenvoudiger te begrijpen en toe te lichten. De 3-jaars prognose-rapportage in Excel bevat bijvoorbeeld ook balans- en liquiditeitsprognoses. Die gegevens kunnen zowel in cijfers als grafisch worden weergegeven in het online financieel dashboard. Real time, 24/7 en wereldwijd!
Ervaar het vrijblijvend zelf op: www.speedbooks.com
