10 tips voor een stressloze jaarrekeningperiode
De jaarrekening staat weer voor de deur. Dit kan veel stress veroorzaken.
Daarom hebben wij de 10 beste tips voor het gemakkelijk opstellen van de jaarrekening voor jouw opgesteld, zodat jij stressloos deze door regels en voorwaarden bepaalde periode door kan komen.
De 10 beste tips jaarrekening opstellen
Begin op tijd
Maak de keuze: zelf de jaarrekening opstellen of laten doen
Schakel een financieel expert, boekhouder of accountant in
Voorkom veelgemaakte fouten
Maak gebruik van rapportagesoftware
Gebruik een werkprogramma, de jaarrekeningchecklist
Maak gebruik van een standaardmodel dat voldoet aan alle eisen
Enkelvoudige of geconsolideerde jaarrekening
Deponeer de jaarrekening eenvoudig en foutloos
Communiceer op tijd dat de jaarrekening klaar is
Tip 1: Begin op tijd
Vroeg beginnen met het opstellen van de jaarrekening is belangrijk omdat het vroege startpunt organisaties in staat stelt om tijdig financiële informatie te verzamelen en te analyseren.
Door op tijd te beginnen voorkom je vertraging en mogelijke boetes bij niet op tijd deponeren.
Bijkomend voordeel is dat een vroege aanpak inzicht in de financiële gezondheid van de organisatie geeft en het (alsnog) mogelijk is om bij te sturen of strategische beslissingen te nemen.
Tip 2: Maak de keuze: de jaarrekening zelf opstellen of laten doen
Zelf de jaarrekening maken kan kostenbesparend zijn, vooral voor kleine bedrijven met beperkte financiële middelen. Het zelf doen geeft je ook de mogelijkheid om nauw betrokken te zijn bij de financiën van je bedrijf en een dieper inzicht te krijgen in je financiële situatie.
Een financieel expert kent en begrijpt de complexe boekhoudregels en kan ervoor zorgen dat de jaarrekening aan alle wettelijke vereisten voldoet. Bovendien bespaart uitbesteden tijd en zorgen, waardoor je je kunt concentreren op je kernactiviteiten.
Tip 3: Financieel expert, boekhouder of accountant controleert
Eigenlijk is het in alle gevallen raadzaam om een financieel expert in te schakelen. Het hangt af van de complexiteit van je financiële situatie en je eigen bekwaamheden of je deze als adviseur gebruikt, als expert die jouw boekhouding grondig controleert of als samensteller van de jaarrekening.
Een belangrijke voorwaarde om fouten te voorkomen, is een grondige kennis van boekhoudprincipes en voortdurende bijscholing van groot belang. Het inhuren van een deskundige accountant of andere financieel professional is naast verstandig eigenlijk onontkoombaar.
Tip 4: Voorkom veelgemaakte fouten
Gebruik om te beginnen een goed boekhoudprogramma. Een foutloze jaarrekening komt de financiële positie en integriteit van een organisatie ten goede.
Enkele veelvoorkomende zijn:
Onjuiste waarderingen: Vermijd het gebruik van verouderde activa- of passiva-waarderingsmethoden. Zorg voor actuele marktwaarderingen en houd rekening met afschrijvingen.
Onvolledige documentatie: Zorg voor volledige en kloppende administratie van inkomsten en uitgaven, inkomende en uitgaande facturen, bezit en schulden en van overige financiële transacties, inclusief bewijsstukken en ondersteunende documentatie.
Onjuiste classificatie: Fouten in de categorisering van inkomsten en uitgaven, en deze verkeerd boeken, kunnen de resultaten vertekenen. Houd rekening met relevante boekhoudprincipes.
Verkeerde consolidatie: Bij geconsolideerde jaarrekeningen (van grotere bedrijven) is het essentieel om dochterondernemingen correct op te nemen en te elimineren.
Niet-naleving van wettelijke voorschriften: Volg de geldende boekhoudnormen en up to date wettelijke voorschriften, zoals de Dutch Accounting Standards (DAS) en International Financial Reporting Standards (IFRS).
Tip 5: Maak gebruik van rapportagesoftware
Rapportagesoftware automatiseert en vereenvoudigt het proces, wat de nauwkeurigheid en efficiëntie verbetert. Rapportagesoftware verzamelt gegevens uit verschillende financiële systemen, waardoor fouten als gevolg van handmatige invoer worden verminderd.
In Nederland moeten jaarrekeningen worden opgesteld volgens specifieke rapportagestandaarden. Rapportagesoftware houdt rekening met deze normen en genereert rapporten die hieraan voldoen.
Handmatige taken automatiseren bespaart accountants en financiële professionals veel tijd, waardoor ze zich kunnen richten op complexere analyse en strategische advisering en besluitvorming.
Tip 6: Gebruik een werkprogramma, de jaarrekeningchecklist
Een werkprogramma is een soort checklist voor accountants en financiële professionals, die hen begeleidt bij het proces om financiële informatie te verzamelen, verwerken en presenteren volgens de wettelijke vereisten.
Het geeft gedetailleerde instructies voor het verzamelen van financiële gegevens, het uitvoeren van controles, het naleven van boekhoudstandaarden en naleving van wettelijke vereisten.
Een werkprogramma houdt de voortgang van het project bij en bewaakt deadlines. Het geeft inzage in het verloop van het jaarrekening proces aan o.a. bestuurders, aandeelhouders en toezichthouders.
Tip 7: Maak gebruik van een standaardmodel dat voldoet aan alle eisen
Een standaard jaarrekening-voorbeeldrapport in Excel biedt aanzienlijke voordelen. Het bevat al de vereiste secties, zoals de balans, winst-en-verliesrekening en zorgt er zo voor dat alle wettelijk verplichte informatie wordt opgenomen.
Het rapportsjabloon heeft daarnaast voorgeprogrammeerde formules en lay-outs die voldoen aan alle boekhoudnormen. Het gemakkelijk invoeren van gegevens en de automatisch berekeningen komt de nauwkeurigheid ten goede.
Standaard voorbeeldrapporten in Excel bevatten vaak grafische elementen om de presentatie te verbeteren en in je huisstijl vorm te geven, wat zorgt voor de professionaliteit van de jaarrekening.
Tip 8: Wanneer maak je een enkelvoudige of geconsolideerde jaarrekening
Een enkelvoudige jaarrekening bestaat uit de financiële verslaglegging van een zelfstandig opererende 'enkelvoudige' organisatie. Dat geldt ook voor een zogenaamde dochteronderneming.
De moedermaatschappij waartoe jij als dochteronderneming behoort moet verplicht een geconsolideerde jaarrekening opmaken. Deze jaarrekening bestaat uit de gecombineerde financiële gegevens van de moedermaatschappij en al haar dochterondernemingen en geeft dus een totaalbeeld van een groep.
Tip 9: De jaarrekening deponeren, eenvoudig en foutloos
Laat de jaarrekening grondig controleren door een financieel expert of accountant om eventuele fouten te identificeren en te corrigeren. Wanneer je ervan overtuigd bent dat alles klopt dan ben je klaar om te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Gebruik daarvoor een deponeringsservice. In Nederland kan je de jaarrekening deponeren via een beveiligde verbinding via een SBR-tool, Standaard Business Reporting, bij de Kamer van Koophandel deponeren.
Tip 10: Deponeer en communiceer op tijd, jaarrekening opvragen
Bedrijven zijn wettelijk verplicht om een jaarrekening op te stellen en in te dienen bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarna is de jaarrekening openbaar en door een ieder op te vragen.
Het niet (op tijd) voldoen aan deze verplichting kan leiden tot boetes en juridische consequenties.
Aandeelhouders en investeerders eisen tijdige en accurate financiële informatie, op basis waarvan zij een goede analyse kunnen maken, vragen kunnen stellen tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en/of beslissingen kunnen nemen over hun investeringen.
In het geval je een financiering hebt of wilt van banken en kredietverstrekkers zal het tijdig delen van de jaarrekening bijdragen aan het vertrouwen van deze partijen in je kredietwaardigheid.
Extra tip: Gebruik je jaarrekening met jaarrapport als PR-middel
Wanneer je de jaarrekening of jaarcijfers met toelichting of delen daarvan verhalend en boeiend maakt, kun je deze gebruiken om een positieve indruk achter te laten bij klanten, investeerders en het brede publiek. Benadruk in de jaarstukken de successen en mijlpalen die je bedrijf het afgelopen jaar heeft bereikt, zeker ook op het gebeid van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Met andere woorden, vertel er het verhaal van je bedrijf mee en laat zien dat je open, transparant en maatschappelijke betrokken bent. Dit kan positieve aandacht trekken, vertrouwen opbouwen en relaties versterken met belanghebbenden.
Laatste tip:
Hopelijk hebben bovenstaande tips je gerustgesteld, gemotiveerd en misschien zelfs geïnspireerd en wil je aan de slag. Gelukkig is er professionele en betrouwbare jaarrekeningsoftware om je te helpen.
Speedbooks® rapportagesoftware heeft een voorbeeld jaarrekening (met werkprogramma) voor je beschikbaar gesteld. In Excel, daar kan bijna iedereen mee werken. Zo kun je alvast een voorproefje krijgen van hoe jouw jaarrekening eruit kan komen te zien.
Test vrijblijvend ons hele programma met de demoversie op onze website: www.speedbooks.nl/demo
Meer weten? Neem contact met ons op: 0513 - 82 01 30
