Are you visiting Speedbooks.nl from outside The Netherlands or Belgium?

Visit your regional site for more relevant information about Speedbooks®

Click here for English

Wat is managementrapportage, wat is het doel

Een managementrapportage is een zeer belangrijk instrument voor organisaties en ondernemingen om de prestaties en financiële resultaten te volgen. Om op basis daarvan bedrijfsbeslissingen te nemen.

Het doel van managementrapportage is om leidinggevenden en managers te voorzien van up-to-date en relevante informatie over de (financiële) prestaties van de organisatie.

De bedrijfsleiding moet immers goed geïnformeerd zijn om de juiste koers voor de organisatie te kunnen bepalen.

Afbeelding
Afbeelding

Informatieve managementrapportages belangrijk

Het woord zegt het al, het draait om informatieverstrekking. Managementrapportages leveren informatie over het presteren van de organisatie op het gebied van de financiën, operationele prestaties, personeelszaken en andere relevante zaken.

Rapporten kunnen periodiek zijn, zoals maandelijks, kwartaal- of jaarlijks, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Het document informeert over de actuele situatie.

Voor wie maak je managementrapportages

Een managementrapportage maken doe je in principe voor:

  • Topmanagement: De hoogste leidinggevenden binnen een organisatie, zoals de CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), COO (Chief Operating Officer).
  • Raad van bestuur: De Raad van Bestuur of Commissarissen die toezicht houden op de gang van zaken.
  • Middenmanagement: Managers die verantwoordelijk zijn voor specifieke afdelingen en/of projecten binnen de organisatie.
  • Interne belanghebbenden: Medewerkers binnen de organisatie die betrokken zijn bij strategische planning, uitvoering en monitoring van doelstellingen.
  • Externe belanghebbenden: Ter informatie van investeerders, aandeelhouders, regelgevende instanties of partners.

Belangrijkste prestatie indicatoren, KPI's

Managementrapporten bevatten bijna altijd KPI's, de zogenaamde:

 Key Performance Indicators of Kritieke Prestatie Indicatoren.

De belangrijkste prestatie indicatoren, die tevens de belangrijkste meetbare prestaties van de organisatie weergeven zijn onder andere de omzet, winstgevendheid en de efficiëntie van bedrijfsprocessen.

Afbeelding

Managementrapportage inhoud, een KPI-overzicht

 

Onderstaand de meest voorkomende algemene KPI's voor managementrapportages. Afhankelijk van de aard van het bedrijf of een afdeling, of het project, de gevraagde rapportagedata door de bedrijfsleiding, komen deze meetbare doelstellingen allemaal of een selectie daarvan vaak voor.

  • Omzet en winstgevendheid KPI's: Omzetgroei, Brutowinstmarge, Nettowinstmarge
  • Financiële gezondheid KPI's: Liquiditeitsratio's, Solvabiliteitsratio's, Kasstroom
  • Operationele efficiëntie KPI's: Kosten-batenanalyse, Operationele kostenratio, Efficiëntie van bedrijfsmiddelen
  • Innovatie en groei KPI's: Aantal nieuwe producten/diensten, Groeipercentage
  • Personeelsprestaties KPI's: Productiviteit per werknemer, Verloop van werknemers, Kosten per medewerker
  • Kwaliteit en operationele prestaties KPI's: Kwaliteitsmetingen, Operationele efficiëntie-indexen
  • Marktaandeel en concurrentie KPI's: Marktaandeelberekening, Concurrentieanalyse
  • Klanttevredenheid KPI's: Klanttevredenheidsscores, Nieuwe klantenwerving, Klantbehoudspercentage
  • Duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen KPI's: Milieuprestaties, Sociale verantwoordelijkheid, Duurzaamheidsdoelen

 

Afbeelding

Hoe maak je een correcte managementrapportage, een stappenplan

Dit zijn de belangrijkste stappen om een correcte managementrapportage te maken:

  • Stap 1: Omschrijf concreet de doelstellingen van het rapport. Wat en wie wil je ermee bereiken. Bijvoorbeeld: het bewaken van (financiële) prestaties, het identificeren van kansen of het nemen van strategische beslissingen.
  • Stap 2: Stem de inhoud en de presentatie van het rapport af op de doelgroep. Het topmanagement heeft meestal behoefte aan meer strategische (financiële) informatie, het middenmanagement aan meer gedetailleerde informatie en operationele gegevens. Vermijd jargon en technisch taalgebruik, tenzij de doelgroep er bekend mee is.
  • Stap 3: Kies de juiste KPI's die de (financiële en operationele) prestaties betreffende het rapportageonderwerp nauwkeurig weergeven.

Nog een tip: maak de managementrapportage leesbaar

Beperk het rapport tot de essentiële, relevante informatie en de belangrijkste aandachtspunten, een duidelijke structuur en maak daarbij gebruik van grafieken, diagrammen en andere visuele elementen. Grafieken maken trends, verhoudingen en patronen snel herkenbaar.

Geef tenslotte geen uitgebreid verslag maar een bondige toelichting op de behaalde resultaten en prestaties, de oorzaken, eventuele externe bronnen en de mogelijke implicaties voor de organisatie.

Nog een tip: maak de managementrapportage relevant

Gebruik moderne tools en technologieën, zoals professionele rapportagesoftware, voor gegevensanalyse en het rapporteren, om het proces efficiënter te maken.

Daarmee zorg je ervoor dat een rapport aan de verwachtingen van degene(n) voor wie de rapporten bedoeld is voldoet en nuttig is voor hun besluitvormingsproces en mogelijk een verkeerde beslissing voorkomt.

Tussentijdse controle door relevante data

Met tussentijdse controles op basis van de meest actuele (financiële) data heeft de bedrijfsleiding 'real-time' inzicht in de prestaties van de organisatie, van inefficiënties en niet-renderende activiteiten.

De leiding kan dan snel en proactief reageren op veranderende omstandigheden, trends en kansen, veranderingen in de markt, nieuwe concurrentie of veranderende klantbehoeften.

Ook potentiële risico's zijn vroegtijdig te herkennen, zodat het management met deze tussentijdse informatie maatregelen kan nemen om de impact ervan te verminderen.

Door diverse rapporten met elkaar te vergelijken kunnen organisaties hun processen en strategieën voortdurend verbeteren voor betere resultaten in de toekomst.

Risico's van foute rapportage

Als de informatie in een rapport niet correct is loop je mogelijk het kunnen identificeren en beheren van risico's mis. Op basis van de juiste informatie kan men potentiële problemen snel herkennen en proactieve maatregelen nemen om ze te verminderen of te voorkomen.

Dat geldt ook voor inefficiënties en knelpunten in bedrijfsprocessen. Door deze problemen aan te pakken, kunnen organisaties hun operationele efficiëntie verbeteren en hun middelen effectiever inzetten.

Intern en extern kan het vertrouwen in de hele organisatie en/of individuen binnen de organisatie beschadigd raken en kan het beslissingen negatief beïnvloeden.

Afbeelding

Actuele financiële- en prestatierapportage is non-stop proces

Een managementrapportage is een momentopname. Door de data van de rapportage regelmatig, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks te actualiseren, blijft de informatie relevant.

Vraag ook regelmatig feedback aan de ontvangers van de stukken en optimaliseer de vorm en inhoud van de rapportage wanneer er bijvoorbeeld nieuwe, extra of andere KPI-wensen zijn ontstaan.

Volgende vergadering besproken

Managementrapporten dienen ook als een communicatiemiddel binnen de organisatie. Ze helpen bij het verspreiden van belangrijke cijfers en essentiële zaken naar verschillende afdelingen en niveaus van het management.

Het managementrapport is vaak de basis van de volgende vergadering. Omdat de deelnemers al op de hoogte te zijn van de huidige status van verschillende bedrijfsaspecten en de belangrijkste discussiepunten, kan er efficiënt worden vergaderd en besluiten worden genomen.

Afbeelding

Discussie, strategie bepalen of aanpassen

Een managementrapport kan ook dienen als basis voor 'gezonde' discussie tijdens de vergadering en voor het uitwisselen van ideeën en inzichten over trends, kansen en bedreigingen.

Continu de vinger aan de pols houden door middel van periodieke (financiële) managementrapportages maakt het mogelijk strategieën aan te passen aan veranderende omstandigheden en marktomstandigheden.

Het gehele management van de organisatie blijft zo scherp en alert.

Voor wie maak je managementrapportage nog meer

Managers en zakelijke bestuurders moeten intern verantwoording afleggen aan hoger management, een raad van bestuur of commissarissen, aandeelhouders en andere belanghebbenden. Met een correcte managementrapportage met (uitsluitend) de noodzakelijke relevante informatie kan je aan deze verantwoordingsplicht voldoen.

Verschillende belanghebbenden of zogenaamde stakeholders, zoals investeerders, crediteuren en geldverstrekkers, verwachten via regelmatige rapportages transparantie over de financiën en de prestaties van een organisatie.

Samengevat, de kwaliteitseisen voor hoogwaardige rapportages

Een kwalitatief hoogwaardige managementrapportage heeft een beknopte indeling en een overzicht van wat in het rapport staat. Daardoor kunnen directieleden meteen doorbladeren naar de gewenste informatie, die je kort en krachtig formuleert.

Het moet alleen relevante cijfers en informatie bevatten die direct gerelateerd zijn aan de doelstellingen en strategieën van de organisatie. Onnodige details kunnen afleiden van de belangrijkste punten.

Alle informatie in de rapportage moet accuraat en betrouwbaar zijn. Het gebruik van up-to-date gegevens en nauwkeurige metingen is essentieel om het vertrouwen van de lezers te behouden.

De rapportage moet op tijd en regelmatig (periodiek) beschikbaar zijn, zodat managers de juiste beslissingen kunnen nemen als reactie op actuele gebeurtenissen en mogelijke problemen, maar ook op kansen en trends.

Een goede managementrapportage moet flexibel opgesteld zijn, zodat deze aan te passen is aan veranderende behoeften van het management, bijvoorbeeld door nieuwe KPI's toe te voegen.

Tot slot moet het managementrapport ook toekomstgerichte informatie bevatten, zoals (financiële) prognoses en plannen.

Gebruik professionele managementrapportage software

Professionele rapportagesoftware, zoals van Speedbooks, biedt geavanceerde functionaliteiten en tools die het gemakkelijker maken om complexe gegevens te verwerken, analyseren en presenteren.

Speedbooks koppelt met verschillende gegevensbronnen en systemen, waaronder praktisch alle boekhoudsoftware en databases. Dit zorgt voor nauwkeurige en actuele gegevens in de rapporten.

De (voorbeeld) rapporten zijn op Excel gebaseerd. Daardoor kunnen gebruikers rapporten op maat maken op basis van specifieke behoeften en vereisten van het managementteam.

De rapportagesoftware biedt robuuste beveiligingsmaatregelen om ervoor te zorgen dat gevoelige bedrijfsgegevens beschermd zijn. Het deponeren van jaarstukken bij de Kamer van Koophandel (KvK) bijvoorbeeld, gaat per beveiligde SBR-module.

Speedbooks wordt regelmatig bijgewerkt met nieuwe functies en verbeteringen, zodat de software up-to-date blijft en je kan profiteren van de nieuwste technologische ontwikkelingen.

Afbeelding

Schrijf je nu in voor ons gratis webinar

Close