- Home
- Kennisbank
- Blogs
- Jaarrekening maken met Excel
Jaarrekening maken met Excel
Een complete gids van opzetten tot analyseren, do's and don'ts
De jaarrekening is het financiële jaarverslag. Een nauwkeurige jaarrekening laat de financiële gezondheid, transparantie en geloofwaardigheid van een organisatie of bedrijf zien.
Het (top) management en alle andere interne en externe belanghebbenden gebruiken de jaarrekening als cijfermatige toelichting bij het evalueren van de prestaties en levensvatbaarheid van een onderneming. Later meer daarover.
Een jaarrekening maken in Excel, wat is belangrijk
De belangrijkste basisvoorwaarde voor het maken van een correcte complete jaarrekening als je Excel gebruikt, is dat je begint met een overzichtelijk werkblad, die daarop verdeeld worden in secties voor verschillende financiële elementen zoals inkomsten, kosten, activa, passiva et cetera.
Daarnaast is het bij de jaarrekening opstellen belangrijk consistente eenheden (alles in dezelfde valuta bijvoorbeeld) te gebruiken en een consistente duidelijke opmaak met onder meer vetgedrukte tekst en koppen, kleuren en celranden voor een optimale leesbaarheid.
Voorbeeld template of sjabloon jaarrekening in Excel
Er bestaan vele sjablonen voor een jaarrekening in Excel, op het internet kun je ze gemakkelijk vinden. Garantie of ze kloppen krijg je dan natuurlijk niet, en de foutgevoeligheid van handmatig invullen blijft ook bestaan.
En zodra het een beetje uitgebreider moet of professioneel overkomen moet dan standaard aangeboden, wordt het al snel ingewikkeld in Excel. Dan is het gebruik van professionele rapportagesoftware aan te bevelen. De templates zijn dan altijd volgens de laatste normen en wettelijke regelgeving opgesteld.
De voordelen van Excel voor het maken van jaarrekeningen
Bijna iedereen in de financiële wereld werkt met Excel en heeft basiskennis van spreadsheetsoftware. Een Excel jaarrekening maak je in basis zelf zonder gespecialiseerde boekhoudkennis.
Excel is zeer flexibel en aanpasbaar aan de specifieke behoeften van een manager, afdeling of gehele organisatie. Wijzig bedrijfsgegevens gemakkelijk in Excel en met de in Excel beschikbare formules en functies kun je berekeningen automatiseren. Gaandeweg kunnen die formules aangepast worden en kan het rapport worden uitgebreid met nieuwe werkbladen.
In Excel kun je zelf een opmaak van de jaarrekening ontwerpen en bijvoorbeeld een logo toevoegen.
De nadelen van Excel voor het maken van de jaarrekening
Foutgevoeligheid is het grootste en ook zeer serieuze nadeel van het zelf opstellen van een jaarrekening-model in Excel. Het risico op het maken van menselijke fouten, zoals typefouten en formulefouten, en andere (fatale) fouten opslaan in een Excel bestand, is groot.
Daarom is het noodzakelijk regelmatig op fouten en onnauwkeurigheden in de berekeningen en cijfers te checken. En/of de jaarrekening te laten controleren door een collega of een financieel expert als je een correctie toepast. Deze extra handelingen verrichten kost veel extra tijd en brengt onnodige kosten met zich mee.
Tot slot kent (de handmatige methode van) Excel zijn beperkingen op het gebied van geavanceerde automatisering.
Excel samen met rapportagesoftware, best of two worlds
Moderne professionele rapportagesoftware, zoals van Speedbooks, combineert de bovenstaande voordelen van Excel met geautomatiseerde gegevensintegratie, wat de nauwkeurigheid en efficiëntie verbetert. En neemt zo dus de nadelen van het maken van een jaarrekening in Excel weg.
Meestal zijn er voorbeeldrapporten of sjablonen beschikbaar op basis van de meest recente wettelijke eisen met betrekking tot de jaarrekening.
Verderop in de blog meer over het gemak van het gebruik van rapportagesoftware voor het maken van de complete jaarrekening.
Wat is een jaarrekening voor Dummies
Een jaarrekening is een financieel verslag dat de financiële positie en prestaties van een bedrijf gedurende een bepaalde periode, meestal een jaar, weergeeft. De jaarrekening wordt opgesteld als onderdeel van een bestuursverslag, waarin onder meer een uitgebreide toelichting staat van hoe de prestaties tot stand zijn gekomen.
Een bestuursverslag met jaarrekening moet (bijna) altijd verplicht worden gemaakt en daarna gedeponeerd worden bij, cq. openbaar gemaakt worden via de KvK, de Kamer van Koophandel.
Waaruit bestaat een jaarrekening
Het bestaat meestal uit drie belangrijke componenten:
De Balans: Dit toont de financiële positie van het bedrijf op een specifiek moment. Het vergelijkt het bezit van een onderneming (activa) met de schulden van die onderneming (passiva).
De Winst- en Verliesrekening (of Resultatenrekening): Toont de inkomsten en uitgaven van een bedrijf en laat zien of de onderneming winstgevend of verlieslijdend is.
Het Kasstroomoverzicht: Toont alle inkomende en uitgaande kasstromen, met andere woorden de inkomsten en uitgaven gedurende een bepaalde periode.
Martin Prenen - Grip Accountants en Adviseurs
"We kwamen met Speedbooks in aanraking toen wij jaren geleden op zoek waren naar een passende tool voor het maken van actuele financiële rapportages. Onze klanten actueel inzicht geven in hun cijfers is voor ons en onze klanten uiteraard heel belangrijk en actuele cijfers zien wij als voorwaarde voor het geven van écht goed advies. Naar wens aan te passen Speedbooks is een applicatie die ervoor zorgt dat de cijfers snel en zonder gedoe op de juiste plaats komen te staan. Daarbij kun je je financiële rapportage aanpassen zoals je wilt; je kunt KPI's en visuals bijvoorbeeld makkelijk afstemmen op de behoeften van een klant."
Toelichtingen bij de cijfers
Alleen cijfers is niet genoeg, ze moeten onderbouwd worden. Bijvoorbeeld informatie ter ondersteuning van de analyse balans en de vaste activa algemene toelichting, inclusief grondslagen voor de balanswaardering en resultaatbepaling.
Het kasstroomoverzicht laat zien waar het geld vandaan komt en waar het naar toe gaat en vaak heeft een kasstroomoverzicht extra bijlagen voor de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Voor wie is het maken van een jaarrekening verplicht
De belangrijkste vormen van organisaties, of zogenaamde rechtsvormen of rechtspersonen, die de jaarrekening moeten opstellen zijn:
-
NV's (Naamloze Vennootschappen) en BV's (Besloten Vennootschappen)
-
Verenigingen, non-profitorganisaties en coöperaties
-
'Grote' ZZP'ers (Zelfstandige Zonder Personeel)
Samengevat de stappen voor jaarrekening maken in Excel
-
Verzamel alle relevante financiële gegevens.
-
Maak afzonderlijke werkbladen voor de balans, winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht.
-
Voer alle financiële gegevens in de juiste cellen in.
-
Voeg formules toe om totalen en saldi te berekenen.
-
Maak het overzicht leesbaar en overzichtelijk met kleur, vetgedrukte tekst voor koppen.
-
Controleer je werkbladen op fouten en corrigeer eventuele fouten in de gegevensinvoer of berekeningen.
-
Voeg (indien nodig) analytische opmerkingen, toelichtingen en grafieken toe om de jaarrekening te verduidelijken.
Gebruik een intelligent jaarrekeningsjabloon
Al eerder schreven wij dat foutgevoeligheid het grootste nadeel is van het zelf opstellen van een jaarrekening-model in Excel. Daarom is het gebruik van een sjabloon of template aan te raden, zoals beschikbaar in professionele rapportagesoftware.
Een template van een softwareprogramma bevat alles wat er in een jaarrekening vereist is, volgens de meest recente regelgeving. Het opstellen van de jaarrekening wordt via de koppeling met je boekhouding grotendeels geautomatiseerd, wat fouten voorkomt.
Direct zelf aan de slag met de jaarrekening
Je kunt Speedbooks® jaarrekeningsoftware praktisch met elk boekhoudpakket supersnel koppelen en binnen 10 minuten je eerste rapportages maken. Direct na die makkelijke koppeling doe ook jij met Speedbooks meer in je kostbare tijd en bespaar je honderden euro's.
Ga mee op ontdekkingsreis en bekijk èn ervaar vrijblijvend de functionaliteiten en rapportages van onze handige en betrouwbare software, bekijk het gratis webinar 'eenvoudig de jaarrekening opstellen' en probeer Speedbooks gratis uit in de demo-omgeving.
Checklijst voor een nauwkeurige jaarrekening (het werkprogramma)
Het verzamelen van alle data voor het opstellen van de jaarrekening is een tijdrovende klus. En al eerder schreven wij dat foutgevoeligheid het grootste nadeel is van het zelf opstellen van een jaarrekening-model in Excel.
Gebruik daarom een zogenaamde werkprogramma-module van een rapportageprogramma, met daarin een overzicht van alle benodigde zaken en een checklist. Zo verzamel je efficiënt alle benodigde stukken en vergeet je niets.
Een template van de jaarrekening van een softwareprogramma bevat alles wat er in een jaarrekening vereist is, volgens de meest recente regelgeving.
Relatie met referentie grootboekschema of RGS
De relatie tussen RGS (Referentie Grootboek Schema) en het opstellen van de jaarrekening is het gebruik van gestandaardiseerde grootboekrekeningen in beide rapporten.
Rekeningschema ondersteuning maakt het zodoende gemakkelijker om financiële gegevens te exporteren naar verschillende softwaretoepassingen, zoals van je accountant. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.
Aangifte inkomstenbelasting (IB) en vennootschapsbelasting (VPB)
De jaarrekening dient als basis voor zowel de IB als de VPB en wordt ook wel (additionele) IB jaarrekening genoemd. Bij eenmanszaken, vof's en andere IB ondernemers wordt de winst uit de jaarrekening belast als persoonlijk inkomen via de aangifte inkomstenbelasting.
Bij rechtspersonen, zoals BV's en NV's, wordt de winst in de jaarrekening gebruikt als basis voor de aangifte vennootschapsbelasting.
Professionele opzet en afwerking
Een professioneel opgestelde jaarrekening zorgt ervoor dat de jaarrekening voldoet aan alle wettelijke vereisten en aan de relevante nationale en internationale boekhoudnormen.
Het helpt besturen en directies bij het nemen van goed onderbouwde beslissingen voor het volgend boekjaar en verder.
Een professioneel ogend rapport geeft belanghebbenden, zoals investeerders, crediteuren, en andere stakeholders, het vertrouwen dat de financiële informatie betrouwbaar en nauwkeurig is.
Controle door accountant
Volgens de Wet op het financieel toezicht (Wft) zijn bepaalde ondernemingen wettelijk verplicht om hun jaarrekening te laten controleren door een accountant. Dit geldt onder andere voor grote rechtspersonen, zoals naamloze vennootschappen (NV's) en besloten vennootschappen (BV's).
Controle gebeurt door een onafhankelijke accountant, zodat er nooit sprake van belangenverstrengeling is. Hij of zij beoordeelt de gehele jaarrekening qua opzet en inhoud. Een gecontroleerde jaarrekening biedt (meer) zekerheid over de betrouwbaarheid van de financiële informatie.
Goedkeuring aandeelhouders
Normaliter moet door de aandeelhouders de jaarrekeningen van het bedrijf worden goedgekeurd. Dit geeft hen de mogelijkheid om vragen te stellen over de financiële prestaties en de resultaten van het bedrijf.
De vergadering van aandeelhouders geeft (dwingend) advies over de koers van de onderneming, over onder meer de benoeming van bestuurders, dividenduitkeringen, fusies en overnames en eventuele statutenwijzigingen.
Verplicht en veilig deponeren met SBR
In Nederland moeten grote rechtspersonen, zoals besloten vennootschappen (BV's) en naamloze vennootschappen (NV's), verplicht binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar, hun jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK).
SBR (Standard Business Reporting) is een gestandaardiseerde manier in aangifte software om financiële gegevens te rapporteren die voldoen aan de wettelijke vereisten met betrekking tot deponering van financiële informatie.
Het is erg veilig, omdat SBR-gegevens versleuteld worden tijdens de overdracht, zodat ze gecodeerd zijn en niet eenvoudig door onbevoegden kunnen worden gelezen.
Waarom is de jaarrekening belangrijk
In de eerste instantie dus voor interne controle, want het voorziet organisaties van benodigde informatie waarmee ze financiële fouten of onregelmatigheden tijdig op te sporen en te corrigeren.
Een correct opgestelde en goedgekeurde jaarrekening zorgt ervoor dat een organisatie voldoet aan (mogelijke) wettelijke verplichtingen en het kan boetes en juridische problemen voorkomen.
Jaarrekening bepaalt de koers
Een juiste jaarrekening geeft een realistisch beeld van de financiële gezondheid van de organisatie, waardoor goed onderbouwde beslissingen mogelijk zijn.
Als er vertrouwd kan worden op nauwkeurige financiële informatie kan het management van een onderneming het beleid voor het komend boekjaar of de langere termijn bepalen en beter inspelen op bedreigingen en kansen.
Waarom uren spenderen als het in minuten kan?
Werk Slimmer, Niet Harder, met Speedbooks®. Ontdek de revolutionaire manier van financiële rapportage. Met onze gratis demoversie kun je zelf:
-
Consolideren in slechts 3 kliks
-
Een compleet jaarrapport genereert in 5 minuten
-
Je eerste rapportage klaar hebt in 10 minuten
Stap nu in de wereld van efficiënte en betrouwbare rapportagesoftware en doe meer in minder tijd!
Voor wie maak je de jaarrekening nog meer
Voor zogenaamde externe belanghebbenden, zoals investeerders, crediteuren en andere financieel professionals. Een accurate jaarrekening draagt bij aan het vertrouwen van deze partijen.
Voor kredietverstrekkers is de jaarrekening, die een duidelijk beeld geeft van de financiële situatie van een onderneming, belangrijk bij het beoordelen van kredietaanvragen.
Al met al helpt een professionele jaarrekening bij het opbouwen van geloofwaardigheid en vertrouwen, een positiever imago en een betere reputatie.
De jaarrekening anno nu
Jaarrekeningen moeten worden opgesteld volgens de zogenaamde Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RvJ). Deze kunnen per jaar verschillend zijn naar aanleiding van veranderende nationale en internationale wetgeving.
De meest recente normen en standaarden vind je bij onder andere financiële toezichthouders, beroepsorganisaties, de overheid en de KvK, De Kamer van Koophandel.
Internationale financiële verslaggevingsnormen staan onder meer in de International Financial Reporting Standards (IFRS).
Duurzaamheid ook een nieuwe factor
Duurzaamheid is het item van deze tijd. Bijna alle ondernemingen en organisaties worden geconfronteerd met verplichte regels en regelingen, soms lokaal opgelegd, soms nationaal en zelfs internationaal.
Grote ondernemingen en publieke instanties onder andere, moeten via een zogenaamde verplichte duurzaamheidsrapportage aantonen duurzaam bezig te zijn.
De ISO 26000-norm geeft een kader voor maatschappelijk verantwoord ondernemen, toekomstbestendige economische groei, ethisch gedrag, transparantie, het betrekken van belanghebbenden en de verantwoordingsplicht.
Automatisering en tools zoals e boekhouden
Vandaag de dag zullen de meeste financieel professionals de administratie niet langer in Excel of ander soortgelijk programma bijhouden, maar gebruik maken van een 'on premise' boekhoudprogramma of online boekhoudpakket. Dat komt de accuratesse en snelheid ten goede.
Zelf vanaf nul een jaarrekening opzetten in Excel is mogelijk, maar vanwege eerder omschreven nadelen niet aan te raden. En waarom zou je. Door je boekhoudsoftware aan te vullen met een rapportagepakket kun je in een handomdraai diverse rapportages uitdraaien, waaronder managementrapportages, omzetprognoses, liquiditeitsoverzichten, en natuurlijk de jaarrekening.
Voordelen van professionele rapportagesoftware
De grootste voordelen zijn tijdwinst en een veel kleinere kans op fouten. Complete ontzorging en een alles in een oplossing eigenlijk. Want een professioneel programma haalt de data rechtstreeks uit de boekhouding en is altijd gebaseerd op de laatste boekhoudprincipes en -normen en de geldende wettelijke richtlijnen en regelgeving.
Gespecialiseerde jaarrekeningsoftware voorziet in complexere financiële rapportagebehoeften en is veilig in gebruik, omdat het gebruik maakt van bijvoorbeeld SBR waarmee je de jaarrekening moeiteloos verzendt.
Wat is Speedbooks precies en waarom werkt dit beter dan Excel
Speedbooks is zo'n professioneel rapportageprogramma. Uniek is dat alle voorgeprogrammeerde templates voor rapporten Excel-based zijn. Zodoende is het mogelijk om er je eigen creativiteit op los te laten en de standaardmodelrapporten uit te breiden met eigen formules.
Elke aanpassing wordt als uiteindelijke opmaak opgeslagen als nieuw template cq. een eigen macro, en blijven voor de lange termijn beschikbaar en bewaard in je Speedbooks® omgeving.
Doordat de rapporten en templates zijn opgemaakt in Excel zijn de mogelijkheden voor je eigen wensen eindeloos en wordt de jaarrekening opstellen 'een eitje'.
Er is zelfs zoveel mogelijk dat we bij Speedbooks een ontwikkelafdeling hebben die gespecialiseerd is in het maken van op maat gemaakte rapporten.
Lees meer over het gebruiksgemak van Excel gecombineerd met de slimheid van Speedbooks.
Nog een pluspunt: consolideren van jaarrekeningen
Met professionele rapportagesoftware consolideer je verscheidene jaarrekeningen, zodat je in maar enkele stappen al een totaaloverzicht hebt. Zo heb je inzicht in de cijfers van de organisatie als geheel, inclusief de resultaten per vestiging of afdeling. Je kunt de cijfers van afdelingen of vestigingen onderling vergelijken en je koers bepalen of aanpassen.
Een maatschap of holding met meerdere dochterbedrijven is zelfs verplicht om de jaarrekening te consolideren.
Over de schrijver drs. Konstantijn Mikes
Oprichter, bedenker en aandeelhouder van Speedbooks rapportagesoftware Konstantijn Mikes (1966) is afgestudeerd econoom. Hij studeerde Economics aan de vooraanstaande Erasmus universiteit te Rotterdam.
Bij Speedbooks is hij onder meer verantwoordelijk voor de inhoudelijke ontwikkeling van de rapportagesoftware, en stuurt hij de interne developpers en de externe ontwikkelaars aan.