Zelf een jaarrekening maken

Elk jaar is de jaarrekening opstellen een hele opgave

Je wilt jouw kostbare tijd liever in je onderneming steken dan in financiële rompslomp. Helaas is het opstellen van een jaarrekening voor de meeste ondernemingen verplichte kost.

Met slimme jaarrekeningsoftware kun je zelf een heel eind komen bij het opstellen van de jaarrekening. Maar het hele proces van stukken en data verzamelen en ze verwerken kost veel tijd en ook toch wel behoorlijk wat kennis en/of ervaring.

Wat is nou precies een jaarrekening

Een jaarrekening is een overzicht van de financiële situatie van een onderneming of organisatie van het afgelopen boekjaar. Het financiële eindverslag over een bepaalde periode als het ware.

De jaarrekening bestaat doorgaans uit drie belangrijke financiële overzichten: de balans, de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht.

Wat staat er in een jaarrekening

Een jaarrekening bestaat uit verschillende onderdelen: de balans, de winst- en verliesrekening, kasstroomoverzicht en de toelichting. De balans geeft een overzicht van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen aan het einde van het boekjaar. De winst- en verliesrekening toont de opbrengsten en kosten over het afgelopen boekjaar. Het kasstroomoverzicht beschrijft de inkomsten en uitgaven van de onderneming gedurende het jaar, opgesplitst in operationele, investerings- en financieringsactiviteiten.

De toelichting geeft extra informatie over de posten op de balans en de winst- en verliesrekening.

De balans geeft een momentopname van de financiële situatie van de onderneming op een specifiek moment. De balans opstellen geeft inzicht in de activa (bezittingen), passiva (schulden) en het eigen vermogen.

De winst- en verliesrekening toont de inkomsten en uitgaven gedurende het boekjaar en berekent het nettoresultaat (winst of verlies).

Wie moet verplicht een jaarrekening maken

Een jaarrekening maken is verplicht voor ondernemers die een rechtsvorm hebben met rechtspersoonlijkheid.

De Kamer van Koophandel (KvK) heeft een handig overzicht gemaakt waar je direct kunt zien welke eisen van toepassing zijn op jouw bedrijf.

Bedrijven die verplicht deponeren

Besloten Vennootschappen (BV's): BV's, ongeacht hun grootte, moeten jaarlijks een jaarrekening maken en deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt ook voor dochterondernemingen van buitenlandse moedermaatschappijen.

Naamloze Vennootschappen (NV's): Een jaarrekening maken is het net als bij BV's voor NV's verplicht om een jaarrekening op te stellen en openbaar te maken.

Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen: Deze organisaties moeten ook een jaarrekening maken en deponeren.

Stichtingen en verenigingen: Als zij aan bepaalde criteria voldoen, zoals een bepaalde omvang van de activa, is een stichting en vereniging ook verplicht om een jaarrekening op te stellen.

Transparantie

Een jaar- of bestuursverslag, ook wel jaarrapport genoemd, geeft context en inzichten, waardoor belanghebbenden die een jaarrekening opvragen een completer beeld krijgen van de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Het draagt bij aan transparantie, vertrouwen en verantwoording. 

Jaarrekening deponeren bij de KvK

Als je verplicht een jaarrekening moet opstellen, moet je de jaarrekening dus ook verplicht jaarlijks deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dat gaat via Standard Business Reporting (SBR).

Iedereen kan daarna de gegevens over een boekjaar inzien. Het stelt toezichthouders in staat om naleving van de wet te controleren. Investeerders en anderen helpt overzicht van de financiële data bij het nemen van beslissingen, omdat je ook bedrijven kunt vergelijken. Het bevordert concurrentie en efficiëntie.

Wanneer moet je de jaarrekening deponeren

De deadline voor het deponeren van de complete jaarrekening kan verschillen, maar de KvK houdt in de regel aan dat je (of de accountant) de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet deponeren.

De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon, maar de jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. 

Wil je precies weten welke termijn geldt voor jouw onderneming, dan vind je op de website van de KvK een handig overzicht.

Wat is een RJ-jaarrekening

RJ staat voor Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving die door de Raad voor de Jaarverslaggeving worden opgesteld. Het RJ-voorschrift bestaat uit regels en richtlijnen voor het opstellen van jaarrekeningen die zijn afgestemd op de aard en de activiteiten van de betreffende organisaties.

De RJ-richtlijnen worden regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de veranderende financiële verslaggevingsnormen en wet- en regelgeving.

Welke zijn de meest voorkomende RJ-jaarrekeningen

1. Stichting: Stichting zonder winstoogmerk, zoals liefdadigheidsinstellingen, culturele- en educatieve stichtingen, moeten vaak RJ jaarrekeningen opstellen.

2. Fondsen: Pensioen- en beleggingsfondsen en beheermaatschappijen van fondsen die geen winstoogmerk hebben, vallen onder de RJ-richtlijnen.

3. Zorginstellingen: Non-profit zorgorganisaties, zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties, moeten RJ jaarrekeningen opstellen.

4. Onderwijsinstellingen: Scholen en onderwijsinstellingen zonder winstoogmerk vallen onder de RJ-richtlijnen.

Veelvoorkomende fouten bij het opstellen van de jaarrekening

1. Onjuiste classificatie: Vermogen en schulden worden verkeerd geclassificeerd als kort- of langlopend, wat de financiële positie vertekent.

2. Onjuiste waardering: Verkeerde waardering van activa en passiva kan invloed hebben op winst, verlies en vermogenspositie.

3. Niet-naleving van boekhoudstandaarden: Het niet volgen van nationale of internationale boekhoudnormen, zoals de International Financial Reporting Standards (IFRS) of lokale richtlijnen.

4. Fouten in kasstroomoverzichten: Onjuiste verwerking van kasstromen kan de liquiditeitspositie vertekenen.

5. Onvoldoende controlemaatregelen: Het gebrek aan effectieve interne controleprocedures kan leiden tot onnauwkeurigheden.

Zo voorkom je veelvoorkomende fouten in de jaarrekening

• De belangrijkste preventieve maatregelen zijn:

• Gedegen financiële administratie: Zorg voor een georganiseerde en actuele financiële administratie om fouten in broninformatie te voorkomen.

• Kennis van relevante wet- en regelgeving: Blijf op de hoogte van actuele boekhoud- en rapportagenormen, inclusief wettelijke voorschriften.

• Professioneel advies: Raadpleeg experts of accountants om complexe boekhoudkwesties aan te pakken en te verifiëren.

• (Accountants) Controle: Laat de jaarrekening controleren om fouten en onnauwkeurigheden te identificeren.

Rol van een accountant, accountantscontrole van de jaarrekening

De rol van de accountant is het controleren van de financiële gegevens, het beoordelen van interne controles en procedures, en het verifiëren van de naleving van boekhoudkundige normen en wettelijke voorschriften.

De accountant evalueert of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie en prestaties van de onderneming. Bij akkoord geeft hij een zogenaamde accountantsverklaring af.

Opstellen jaarrekening met een professioneel softwareprogramma

Misschien duizelt het je nu na zoveel informatie. Gelukkig is er professionele en betrouwbare jaarrekeningsoftware om je te helpen. Speedbooks® rapportagesoftware heeft een voorbeeld jaarrekening (met werkprogramma) voor je beschikbaar gesteld. In Excel, daar kan bijna iedereen mee werken. Zo kun je alvast een voorproefje krijgen van hoe jouw jaarrekening eruit kan komen te zien.