- Home
- Kennisbank
- Blogs
- Excel consolideren: zo voorkom je fouten en bespaar je uren werk
Excel consolideren: zo voorkom je fouten en bespaar je uren werk
Veel accountants en administratiekantoren vertrouwen nog dagelijks op Excel voor hun consolidaties. Het is bekend, het voelt vertrouwd – maar is het nog wel de juiste keuze?
Excel-consolidaties kosten vaak onnodig veel tijd. Handmatig data verzamelen om samen te voegen, verschillende werkbladen en spreadsheets koppelen, formules controleren…
Het vraagt precisie, geduld en een constante oplettendheid. En toch: hoe zorgvuldig je ook werkt, de kans op fouten blijft levensgroot. Eén verkeerde celverwijzing, een vergeten update of een foutje in een formule kan grote gevolgen hebben voor de geconsolideerde gegevens.
Wat houdt het consolideren via Excel eigenlijk in
Consolideren betekent het samenvoegen van financiële gegevens uit meerdere administraties tot geconsolideerde gegevens, één helder totaaloverzicht.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het combineren van de volgende gegevens; de balansen en verlies- en winstrekeningen van verschillende dochterondernemingen of entiteiten binnen een concern.
Hoe gaat consolideren met Excel
In de praktijk gebruiken veel accountants Excel om deze gegevens handmatig te verzamelen voor het opmaken van de samengevoegde gegevens.
Vaak gaat dit via het kopiëren van data, het bouwen van spreadsheets met koppelingen en het toepassen van formules om totalen en eliminaties te berekenen.
Wat zijn veelgebruikte consolidatie methodes in Excel
-
Handmatig kopiëren en plakken van gegevens uit losse administraties tot samengevoegde gegevens.
-
Werken met gekoppelde Excel-bestanden die automatisch cijfers overnemen.
-
Gebruik van draaitabellen en formules om de cijfers te consolideren.
De risico’s van verschillende werkbladen en handmatig consolideren in Excel
Handmatig consolideren door gebruik Excel functies lijkt overzichtelijk als je wilt consolideren, maar in de praktijk loop je continu tegen risico’s aan die je rapportages kunnen ondermijnen. Zie de hierop volgende TOP 10.
Hoe groter en complexer de consolidatie, hoe groter de kans dat het misgaat.
TOP 10 veelvoorkomende risico’s
TOP 1: Complexe formules die lastig te controleren zijn
Kleine veranderingen of aangepaste formules kunnen een kettingreactie aan fouten veroorzaken, zonder dat je het meteen doorhebt. Dat maakt het lastig om vertrouwen te houden in de cijfers.
TOP 2: Verwijzingen die breken als bestanden verplaatst of hernoemd worden
Excel koppelingen zijn gevoelig. Verplaatst iemand een bestand of verandert de naam, dan werkt de link niet meer en kloppen je cijfers niet.
TOP 3: Collega’s die bestandsnamen of tabbladen aanpassen, waardoor verwijzingen vastlopen
Zelfs kleine wijzigingen door collega’s kunnen de consolidatie breken, waardoor je tijd kwijt bent aan het zoeken en herstellen van fouten.
TOP 4: Labels en rekeningen die niet uniform zijn
Als administraties niet dezelfde labels of rekeningen gebruiken, vergelijk je eigenlijk appels met peren – dat geeft onbetrouwbare resultaten.
TOP 5: Nieuwe rijen invoegen zonder formules aan te passen
Vergeet je Excel formules uit te breiden? Dan kloppen totalen niet meer en moet je alles handmatig corrigeren.
TOP 6: Afhankelijkheid van één persoon
Vaak is maar één iemand de expert in het Excel consolidatiebestand. Valt die weg, dan loopt alles vast.
TOP 7: Inconsistente administraties
Administraties worden anders aangeleverd, waardoor je veel handmatig werk hebt om alles gelijk te trekken.
TOP 8: Verkeerde kolommen of rijen selecteren
Een simpele vergissing leidt tot onjuiste cijfers en verkeerde rapportages.
TOP 9: Geen automatische back-up
Bij een fout of crash verlies je makkelijk je werk, omdat er geen automatische back-up is.
TOP 10: Versiebeheer chaos
Verschillende versies van bestanden circuleren, waardoor niemand zeker weet welke de juiste is.
Wat je eigenlijk wilt bij consolidatie en geconsolideerde cijfers
Wat je eigenlijk wilt, is simpel: snel, betrouwbaar en zonder gedoe tot foutloze geconsolideerde gegevens komen.
Niet eindeloos sleutelen aan formules en verschillende werkbladen, maar in één oogopslag inzicht krijgen in de juiste cijfers – elke keer weer.
Uiteindelijk draait het om controle, inzicht en tijdswinst. Minder stress, minder risico’s – en een uitstraling die past bij een moderne, professionele organisatie. Dat is waar je naartoe wilt.
TOP 5 Consolidatie wensen
1. Direct betrouwbare totalen zonder handmatig werk
Je wilt dat de cijfers automatisch en correct samenkomen, zonder dat je uren kwijt bent aan handmatige aanpassingen of het controleren van formules.
2. Snel kunnen aanpassen zonder dat formules of verwijzingen in de war raken
Flexibiliteit is cruciaal. Of je nu een extra entiteit toevoegt, een nieuwe kolom invoert of cijfers bijwerkt, het systeem moet dit moeiteloos opvangen. Zo voorkom je dat je consolidatie instort door kapotte formules of foutieve koppelingen.
3. Grafieken en dashboards toevoegen om financiële inzichten visueel te maken
Cijfers vertellen pas écht een verhaal als ze visueel inzichtelijk zijn. Je wilt eenvoudig grafieken, trends en dashboards kunnen creëren die je helpen om financiële prestaties snel te overzien en afwijkingen direct te signaleren.
4. Filters en overzichten samenstellen zonder dat het je uren kost & flexibel rapportages aanpassen zonder chaos
Rapportages moeten dynamisch en aanpasbaar zijn. Je wilt snel specifieke overzichten kunnen maken – bijvoorbeeld per entiteit, periode of kostenplaats – zonder dat je daarvoor uren in Excel moet ploeteren.
5. Professioneel rapporteren aan klanten, directie of de Kamer van Koophandel, zonder achteraf aan je cijfers te twijfelen
De cijfers die je aanlevert moeten betrouwbaar en overtuigend zijn. Je wilt met een gerust hart rapportages versturen die voldoen aan alle eisen van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of het management, zonder zorgen over fouten of onduidelijkheden.
Waarom Excel hier niet meer voldoet als power query
Excel is een krachtig rekenblad, maar niet ontworpen voor complexe consolidaties over meerdere entiteiten, administraties en werkmappen heen. Het is simpelweg de verkeerde tool voor dit soort processen.
Excel is niet per definitie slecht – het is alleen niet gemaakt voor deze taak. Voor simpele berekeningen is het prima, maar voor het snel, veilig en betrouwbaar consolideren van financiële gegevens uit meerdere administraties schiet Excel tekort.
Belangrijke Redenen waarom Excel tekortschiet
Geen real-time inzicht: cijfers worden handmatig samengevoegd en zijn meteen verouderd zodra er iets verandert.
Geen automatische updates: bij wijzigingen in de brondata moet je zelf elke koppeling en formule bijwerken.
Moeilijk te beheren formules: bij meerdere werkmappen en entiteiten wordt het overzicht al snel onwerkbaar.
Geen centraal systeem: informatie staat verspreid over verschillende bestanden, versies en mappen.
Hoge foutgevoeligheid: één kleine wijziging kan grote, vaak onzichtbare fouten veroorzaken.
Tijdverlies: veel tijd gaat zitten in controleren, herstellen en zoeken naar fouten.
Inconsistenties: verschillende versies van bestanden leiden tot verwarring en verkeerde beslissingen.
Wat is het alternatief voor Excel
Het alternatief voor handmatig consolideren in Excel is werken met gespecialiseerde consolidatiesoftware. Dit soort rapportagesoftware is speciaal ontwikkeld om financiële gegevens uit meerdere entiteiten automatisch samen te brengen, foutloos te verwerken en direct inzichtelijk te maken.
Met een modern consolidatieplatform werk je sneller, professioneler en met veel minder risico’s. Je houdt meer tijd over voor analyse en advies, in plaats van voor het controleren van spreadsheets.
Excel heeft jarenlang goed dienst gedaan, maar het is tijd voor een oplossing die meegroeit met de complexiteit van een moderne organisatie.
De voordelen van moderne consolidatiesoftware
-
Automatische datakoppelingen: cijfers uit verschillende administraties worden direct ingeladen en up-to-date gehouden.
-
Grootboekschema's: hoeven niet gelijk te zijn aan elkaar.
-
Realtime inzicht: altijd actuele cijfers, zonder handmatige updates of ingewikkelde Excel-koppelingen.
-
Gebruiksvriendelijke dashboards: visuele weergave van resultaten, trends en afwijkingen.
-
Flexibel rapporteren: snel aanpassingen maken zonder risico op fouten of formules die vastlopen.
-
Centraal overzicht: alle gegevens op één plek, geen losse bestanden of versiebeheer meer nodig.
-
Betrouwbaarheid: de kans op fouten wordt drastisch verminderd.
Consolidatie is vaak onderdeel van rapportagesoftware
Veel moderne rapportagesystemen bevatten ook consolidatiemodules. Het automatiseert het proces van gegevensverzameling, elimineert dubbele handelingen en zorgt voor foutloze totalen.
Rapportagesoftware is daarnaast gespecialiseerd in het presenteren en analyseren van die gegevens, bijvoorbeeld via dashboards, grafieken en rapportages voor interne of externe stakeholders.
Met professionele rapportagesoftware, zoals van Speedbooks, kun je dus consolideren én rapporteren in één omgeving, waardoor de cijfers automatisch doorstromen naar visuele rapportages en dashboards.
Consolideren met Speedbooks
Consolideren hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met Speedbooks wordt het proces eindelijk simpel, snel en betrouwbaar.
Speedbooks haalt automatisch de data op uit je boekhoudpakketten en consolideert deze direct – zonder dat je handmatig bestanden hoeft te koppelen of formules hoeft te bouwen. Alles gebeurt in één gestroomlijnd systeem.
Met Speedbooks besteed je minder tijd aan controleren en samenvoegen, en meer tijd aan wat echt waarde toevoegt: analyseren, adviseren en sturen op betrouwbare cijfers.
De voordelen van consolideren met Speedbooks op een rijtje
-
Real-time inzicht: zodra de administratie wordt bijgewerkt, zie je het direct terug in je geconsolideerde cijfers.
-
Visuele dashboards: in één oogopslag zie je hoe je organisatie ervoor staat, met heldere grafieken, diagrammen en overzichten.
-
Geen formules of tabbladen meer: je hoeft nooit meer te worstelen met verwijzingen, instructies, bestandskoppelingen of foutgevoelige spreadsheets.
-
Veilig samenwerken: deel rapportages eenvoudig met klanten, collega’s of andere stakeholders – altijd de juiste versie, altijd up-to-date.
Over de schrijver drs. Konstantijn Mikes
Oprichter, bedenker en aandeelhouder van Speedbooks rapportagesoftware Konstantijn Mikes (1966) is afgestudeerd econoom. Hij studeerde Economics aan de vooraanstaande Erasmus universiteit te Rotterdam.
Bij Speedbooks is hij onder meer verantwoordelijk voor de inhoudelijke ontwikkeling van de rapportagesoftware, en stuurt hij de interne developpers en de externe ontwikkelaars aan.
