Handleiding Afas online

Informatie voor de systeembeheer:
INSTELLEN GEBRUIKER/RECHTEN IN AFAS:

Via “Algemeen\Beheer\App connector” moet een nieuwe AppConnector aangemaakt worden:

Letop, mocht de connector al eens aangemaakt zijn (voor de gebruiker) verwijderd deze eerst voordat je de nieuwe connector aanmaakt! Kan een rechten conflict veroorzaken mocht u dit niet doen. 

Vergeet niet het vinkje “Geblokkeerd” uit te vinken!
Via keuze “GetConnectoren” moeten onderstaande Connectoren toegevoegd worden:

Als u kostenplaatsen gebruikt moeten “Speedbooks_Verbijzonderingscodes” en afhankelijke welke
verbijzonderingscode u gebruikt “Speedbooks_Kostenplaatsen_1”, “Speedbooks_Kostenplaatsen_2”
of “Speedbooks_Kostenplaatsen_3” toegevoegd worden.

Vervolgens moet via “Gebruikerstokens” gebruiker(s) geautoriseerd worden om verbinding te maken via deze AppConnector. Klik op “Nieuw”, kies een gebruiker en vul de omschrijving in. Als u vervolgens op “Volgende” klikt wordt onderstaand scherm getoond:

De gebruikerstoken kan, door op “Kopieer” te klikken, geplakt worden in Speedbooks in het veld “Gebruikerstoken” van de Afas Online pakketkoppeling.
Let op: De Hele token kopiëren inclusief <token> en eindigend op <token>.
Deze token kunt u ook in bijvoorbeeld een tekstbestand bewaren. Nadat u op “Voltooien” heeft geklikt is de gebruikerstoken niet meer op te vragen. Heeft u de gebruikerstoken niet meer, dan moet u de bestaande autorisatie verwijderen en een nieuwe aanmaken. De aangemaakt gebruikerstoken is onbeperkt geldig.

INSTELLEN SPEEDBOOKS VOOR EEN ANDERE OMGEVING:
Als u bijvoorbeeld een OTA-installatie heeft, dan moet in SpeedbooksSettings.config uit de programma directory van Speedbooks onderstaande regel toegevoegd worden via een tekst editor:
<add key="AfasOnlineNewWebservice" value="https://OTA123.soap.afas.online/profitservices/appconnectorget.asmx" />
Het mag natuurlijk elke willekeurige andere webservice van Afas app connector zijn.

Kostenplaatsen/Kostendragers
AANMAKEN CONNECTOREN (ALLEEN VOOR KOSTENPLAATSEN):
Via Algemeen\Uitvoer\Beheer\GetConnector moeten connectoren toegevoegd worden.
Een kostenplaats is een van de 5 verbijzonderingen.

Uitleg
* Het @ geeft aan welke verbijzonderingsniveau bij de kostenplaats hoort. Vervang het @ teken door het verbijzonderingsnummer.

KOSTENPLAATSCONNECTOR
- Kies “Gebaseerd op een gegevensverzameling”
- Kies “Financiele mutaties”
- Vul “Omschrijving” de tekst “Financiele mutaties Verb @” in. (*)
- Vul bij GetConnector naam “Speedbooks_Kostenplaatsen_@” (*)
- Klik button “Gegevens….”

- Verwijder bestaande velden, door op het kruisje te klikken

- Voeg onderstaande velden toe:
“Financiele mutatie\Algemeen\Administratie”
“Financiele mutatie\Projectmutatie\Jaar” (of “Algemeen\Periode\Periodetabel\Boekjaar”)
“Financiele mutatie\Projectmutatie\Periode” (of “Algemeen\Periode\Periodetabel\Periode”)
“Financiele mutatie\Algemeen\Rekeningnummer”
“Financiele mutatie\Algemeen\Debiteur/Crediteur”
“Verbijzonderingenmutaties\Verbijzondering\Code verbijzonderingsas @” (*)

“Functievelden\Bedrag +/-”

- Klik op button “Verdichten”
- Kies veld “Bedrag +/-” met optie “Som”
- Kies “Sluiten”
- Kies “Voltooien”
Vervolgens wijzen de naam “Bedrag__-”in “Bedrag_saldo”

Check de gegevens en klik vervolgens op Voltooien

KOSTENPLAATS- EN KOSTENDRAGER CONNECTOR
Bij @ moet dan bijvoorbeeld bij as 1 (kostenplaatsen) en as 2 (kostendrager) de waarde 12 (Speedbooks_Kostenplaatsen_12) opgegeven worden en bij verbijzonderingenmutaties de assen 1 en 2 toegevoegd worden. (*)

VERBIJZONDERINGSCONNECTOR
- Kies “Gebaseerd op een gegevensverzameling”
- Kies “Verbijzonderingscodes” of “Codes verbijzondering”

- Laat omschrijving staan
- Vul bij GetConnector naam “Speedbooks_Verbijzonderingscodes” in
- Kies “Voltooien” het kan zijn dat onderstaande melding na boven komt klik hier op “Ja”

Informatie voor de gebruiker:
Kies na het selecteren van de juiste administratie voor de optie Databasekoppeling.
Kies bij financieel pakket voor “Afas Online”.

Bij “Deelnemernummer” vult u het eerste gedeelte van de “Gebruikersnaam” van Afas in. Bij gebruikerstoken vult u gebruikerstoken in die via de AppConnector is aangemaakt. De verbijzondering is alleen van toepassing bij kostenplaatsen. U moet daar opgeven in welk verbijzonderingsniveau de kostenplaatsgegevens worden bewaard. Indien u “Inloggegevens onthouden” aan vinkt worden deze gegevens bewaard.

Druk vervolgens op de “ververs” knop, waarna in het veld Administratie een overzicht van beschikbare databases (administraties) getoond wordt. Selecteer de juiste database (administratie).

Kies de gewenste in te lezen periode(s). Bij voorkeur alleen de periode waarin (cumulatief) mutaties aanwezig zijn. Dit komt de snelheid van het inlezen ten goede.

Klik vervolgens op “Inlezen”.

Informatie voor de systeembeheer:
INSTELLEN AFAS:
Via “Algemeen\Beheer\Autorisatie tool” moet bij de gebruiker, die via de AppConnector toegang tot uw administraties mag hebben, het “Connector” vinkje aangevinkt worden. Door te dubbelklikken op een gebruiker opent u het onderhoudsscherm. Vervolgens kunt u het vinden bij tabblad “Applicaties” onder het kopje “Geavanceerd”.

Eerst moeten onderstaande GetConnectoren toegevoegd worden:
- Verbijzonderingscodes
- Budgetscenario’s
- Budget

Via “Algemeen\Uitvoer\Beheer\GetConnector” moeten nieuwe GetConnectoren aangemaakt worden.

Via “Algemeen\Beheer\ App connector” moet een nieuwe AppConnector aangemaakt worden. Daarna moeten de nieuwe GetConnectoren toegevoegd worden aan de AppConnector en moet de gebruiker toegang krijgen tot de AppConnector.

TOEVOEGEN GETCONNECTOR:

Volgende:

Button ‘Gegevens’:

TOEVOEGEN GETCONNECTOR:
LET OP: SINDS NIEUWE VERSIE MOET TABEL “Budget met budgetscenario” WORDEN GEBRUIKT.

Volgende:

Button ‘Gegevens’:

Button ‘Verdichten’:

TOEVOEGEN GETCONNECTOR:
LET OP: SINDS NIEUWE VERSIE MOET TABEL “Budget met budgetscenario” WORDEN GEBRUIKT.

Volgende:

Button ‘Gegevens’:

Button ‘Verdichten’:

TOEVOEGEN APPCONNECTOR:

Vergeet niet het vinkje “Geblokkeerd” uit te vinken!

Vervolgens moet via “Gebruikerstokens” gebruiker(s) geautoriseerd worden om verbinding te maken via deze AppConnector. Klik op “Nieuw”, kies een gebruiker en vul de omschrijving in. Als u vervolgens op “Volgende” klikt wordt onderstaand scherm getoond:

De gebruikerstoken kan, door op “Kopieer” te klikken, geplakt worden in Speedbooks in het veld “Gebruikerstoken” van de Afas Offline pakketkoppeling. Nadat u op “Voltooien” heeft geklikt is de gebruikerstoken niet meer op te vragen. Heeft u de gebruikerstoken weer nodig, dan moet u de bestaande autorisatie verwijderen en een nieuwe aanmaken. De aangemaakt gebruikerstoken is onbeperkt geldig.

INSTELLEN SPEEDBOOKS VOOR EEN ANDERE OMGEVING:
Als u bijvoorbeeld een OTA-installatie heeft, dan moet in SpeedbooksSettings.config uit de programma directory van Speedbooks onderstaande regel toegevoegd worden via een tekst editor:

<add key="AfasOnlineNewWebservice" value="https://OTA123.soap.afas.online/profitservices/appconnectorget.asmx" />

Hierbij moet … worden vervangen door de servernaam waar de Afas database op staat.

Als de Afas database op uw eigen computer staat, dan hoeft nu niets te doen.

Als u al eens Afas Offline heeft ingesteld, dan hoeft u ook niets te doen.

Informatie voor de gebruiker:
Kies na het selecteren van de juiste administratie voor de optie Databasekoppeling.

Kies bij financieel pakket voor “Afas Offline”.

Bij gebruikerstoken vult u gebruikerstoken in die via de AppConnector is aangemaakt. De verbijzondering is alleen van toepassing bij kostenplaatsen. U moet daar opgeven in welk verbijzonderingsniveau de kostenplaatsgegevens worden bewaard.

Druk vervolgens op de ververs knop, waarna in het veld Administratie een overzicht van beschikbare databases (administraties) getoond wordt. Selecteer de juiste database (administratie) .

Kies de gewenste in te lezen periode(s). Bij voorkeur alleen de periode waarin (cumulatief) mutaties aanwezig zijn. Dit komt de snelheid van het inlezen ten goede.

Klik vervolgens op “Inlezen”.