Video whitepaper: De toekomst van rapporteren is ‘Story telling’

Een spreadsheet met 140 documenten

Bij een project in Finland was het mijn taak uit te zoeken hoeveel rapportages een bedrijf gebruikte voor het nemen van beslissingen. Het ging om beslissingen op drie niveaus: strategisch, statistisch en operationeel. Ze gaven mij een spreadsheet met 140 documenten.
Ik zei: Nou, dat doen jullie heel goed. Maar als ik het nou terug breng naar tien?” Het antwoord was duidelijk: je mag gelijk vertrekken als je dat doet. Maar uiteindelijk zijn het er negen geworden, waarvan acht gerelateerd aan primaire afdelingen, processen. En het tiende document was een rapportage tool. Dat resulteerde uiteindelijk is één a-4tje dat de senior manager nodig had om beslissingen te nemen. Wil je details weten, dan pas ga je verder zoeken. Dat is de kracht van rapportages.

Dan gaan we nu over op wat ik wil vertellen. Het woord 'eenvoudig'. Dat is een belangrijk woord, eenvoudig. Dat is nu het enige woord dat u hoeft te onthouden. We komen er later op terug.
Bewerken
Snel, betrouwbaar, verantwoordelijk en klantgericht communiceren
Ik houd van het programma van Gordon Ramsey, de chefkok. Niet om zijn scheldkanonnades, hij gebruikt ook wel eens termen die ik niet zo leuk vind, maar als ik 's avonds niet kan slapen zet ik zijn programma aan. Ik vind het prachtig hoe hij tekeergaat. Maar het gaat mij vooral om zijn aanpak. Hij wordt er vaak bij gevraagd als er problemen zijn in een restaurant. Dan heeft hij het over het interne management, met name in de relatiesfeer. Want daar begint het probleem meestal, met man en vrouw. Wees eenvoudig. Je moet snel zijn, betrouwbaar, verantwoordelijk en klantgericht communiceren. Zo moet rapportage software in mijn ogen ook zijn. 

Toen ik SPD-bedrijfsadministratie deed in de jaren 1984 – 1985 had ik een boek in handen, dat vergeet ik nooit meer. Het zijn de rode draden in je leven, bepaalde dingen die blijven hangen. Hier waren het drie woorden: tijdigheid, volledigheid, betrouwbaarheid. Die drie woorden achtervolgen mij continue, mijn hele leven. Dus neem ik het ook mee in mijn lessen.
Maar de tijdigheid van toen was anders. Om een rapportage of een jaarrekening in te dienen had je een maand. Moet je vandaag niet proberen... Dat kan je laatste dag wel zijn in het bedrijf. Nu moet je een jaarrekening of rapportage binnen een paar seconden hebben.

Boekhouders bestaan niet meer

Bij de Hogeschool van Amsterdam, de HvA geeft ik financial management accounting, bedrijfsadministratie Exact Online, en rapportage. Eerst met VisMa, en via die weg leerde ik Speedbooks kennen. Exact Online is iets uitgebreider voor het niveau van Bachelor of Science, dus onze eerstejaars gebruiken dit programma. De tijd van het invoeren van posten in het systeem en denken 'nu ben ik klaar' is voorbij. Die boekhouders bestaan niet meer. Je moet analytisch heel sterk zijn. Kortom, we kennen tegenwoordig procesboekhouden.
Een inkoopproces- verkoopproces gaat via e-facturering. Ik heb altijd studenten die daar moeite mee hebben. 'Wacht eens even,' zeggen ze dan. 'We kopen iets bij een leverancier, en dan krijg je toch een factuur?' Waarop ik zeg: 'Dan moet je bij die brievenbus gaan wachten.... Tot je zestigste. Maar er gaat niets komen, alles zit al in het gekoppelde systeem.' Soms heb je zelfs een vooraf boeking, nog voordat de factuur binnenkomt. Kortom, dan is het een matching.

Een jaar of vijf, zes geleden zijn wij als HvA gestart met een samenwerking met bedrijven. Bedrijven zijn onze familie, onze vrienden. De connectie bedrijven – docent – student is heel sterk en wordt alleen maar sterker. Een goede zaak trouwens. De boekhouder van voorheen, die is er niet meer. Het is nu allemaal IT-kennis. 

Dan de rapportage tool. Snel en accuraat, met niet te veel toeters en bellen moet deze zijn. In mijn SAP-tijd was ik verantwoordelijk voor rapportage met business warehousing. Later is business objects daarbij overgenomen. Power BI gebruiken wij, en dat was nogal lastig in gebruik. 

Nieuwe generatie financials komt eraan

Dankzij corona, dat ik zelf gelukkig nooit heb gehad, zijn we naar een andere tijd gegaan. Daardoor kwam ik erachter dat ik heel goed opnames van mijn lessen kon maken voor mijn studenten en op die manier voor blended learning kon zorgen. Niet hele lessen opnemen, dat is een drama. Het gaat om opnames van slechts een kwartier, twintig minuten. Die gaf ik dan aan de studenten en keek naar hun reacties. Die waren overwegend positief, dus werd dit mijn nieuwe manier van lesgeven. Had ik dat eerder geweten, dan had ik al veel eerder gebruik gemaakt van opnames. Ze kijken de opnames thuis, komen naar school, stellen hun vragen en zijn aan het werk.

We hebben, mede door bovenstaande, Speedbooks ingezet, en daarvoor heb ik Konstantijn Mikes uitgenodigd. Het verhaal dat hij vertelde heb ik opgenomen, en laat dat ook aan mijn studenten zien. Ik heb niet veel te vertellen over Speedbooks, zeg ik mijn studenten altijd. Maar luister vooral goed naar Konstantijn. En als je er niet uit komt hoor ik het wel.

De belangrijkste stap is de presentatie 

Dat is wat ik van mijn studenten vraag. “Ik wil, nadat je die drie maanden hebt ingevoerd in Exact Online, dat permanence wordt toegepast en wil ik dat je binnen een week je rapportage oplevert. Het heet Speedbooks en meer zeg ik niet. Aju.”

En dan moeten de studenten een aanbeveling geven. Ze mogen daarbij drie keuzes maken uit de rapportages die beschikbaar zijn: balans analyse, liquiditeitsplanning en sommigen zijn brutaal, die kiezen voor het Dupont-schema... Dan zeg ik: “Inventief gedrag wordt beloond, dus ga je strijd maar aan.” Daarnaast mogen ze ook adviezen geven over wat ze niet in Speedbooks kunnen vinden maar er wel graag in willen zien. Het hefboomeffect dus. Begin het maar te schrijven, lever het in, dan kun je geld verdienen.

Wat is onze toekomst? Storytelling via duidelijke en leesbare rapportages. Daar zijn we nu mee bezig. Populair zijn nu het gebruik op de smartphone en het duurzaamheidsprincipe, ook voor bedrijven. En ethiek in de economie, dat geven wij als HvA en daar zet Speedbooks ook op in: hoe ver willen en mogen we gaan? Dat is een mooie uitdaging voor de student: als jij het weet, kom maar met een antwoord.

Mijn studenten zien mij maar weinig. Af en toe online, en voor de rest kunnen ze consultancy minuten aanvragen via de telefoon. Ze kunnen mij bellen of appen, mag ik die dag zo veel minuten van u. Het is net het bedrijfsleven. Geen wonder, want ik kom uit het bedrijfsleven en die mentaliteit heb ik gehouden en die breng ik over.

Tot slot

Dan eindig ik met mijn vrouw.  Je vrouw is het belangrijkste in je leven natuurlijk. Mijn vrouw heeft een post HBO afgerond, en samen hebben we haar diploma opgehaald. Toen de examinator haar het diploma gaf zei hij: 'Mevrouw Panday, zal ik u wat vertellen? Wat u bijzonder maakt is de eenvoud. Eenvoud siert u.' 

Ik review al mijn lessen met mijn studenten. Dan vraag ik ze wat er sterk was, en wat minder sterk. Dan vertellen ze: 'Die meneer van Exact Online, die maakt veel reclame, maar die meneer van Speedbooks was to the point, en het is een prachtig programma'. Ik heb ook deeltijd studenten, en een aantal van hen heeft het pakket van Speedbooks gekocht. Dus zij nemen het mee naar de praktijk. Waarom? Het is snel, het is accuraat en je hebt beeld. Een kind kan de was doen. Dat geldt voor Speedbooks.