1. Home
  2. /
  3. Kennisbank
  4. /
  5. Blogs
  6. /
  7. Financiële rapportages, een ‘must do’ gedurende het hele jaar

Financiële rapportages, een ‘must do’ gedurende het hele jaar

Stop En Gaan

Gepubliceerd:

7 maart 2024

Geschreven door:

drs. Konstantijn Mikes

Delen:

Het besturen van een organisatie doe je aan de hand van beleid. En dat beleid beschrijft de plannen van een organisatie voor een toekomstige langere periode, meestal 1 tot 3 of 5 jaar.

En hoe de organisatie verwacht die plannen te verwezenlijken. Een begroting geeft de doelen financieel weer.

 

beleidsplan

Waar moet je rekening mee houden bij het opstellen van een beleidsplan

Informatie over de markt, concurrenten en trends in de branche is belangrijk om de vraag naar producten of diensten te begrijpen en realistische verkoopprognoses te maken.

Factoren zoals rentetarieven, inflatie, wisselkoersen en economische groei kunnen van invloed zijn op de financiële prestaties van een bedrijf, dus het is belangrijk om rekening te houden met deze externe factoren bij het opstellen van een beleidsplan.

Voorbeeld Jaarrekening

Om je op weg te helpen heeft Speedbooks een voorbeeld jaarrekening met werkprogramma voor je klaarstaan. Deze kun je hier kosteloos downloaden.

voorbeeld jaarrekening

Welke gegevens zijn de basis voor een begroting

Het is nuttig om up to date financiële gegevens uit voorgaande jaren te hebben om trends en patronen in je onderneming en de financiën te begrijpen. Deze historische gegevens kunnen dienen als basis voor het opstellen van een realistische begroting.

Ook de input vanuit de organisatie qua ambities en realistische verwachtingen vormen de basis voor (prestatie-) afspraken tussen bestuurders (en aandeelhouders), de directie en het management. 

 

Vertrouwen is goed, controle is beter

Om als bestuurder te kunnen (bij-) sturen heb je gedurende het boekjaar goed inzicht nodig in hoe en of de doelstellingen uit het jaarplan worden gehaald. Vandaar dat er na of naast de planningen een controlecyclus wordt gehanteerd.

 

Stappenplan voor een standaard controle-cyclus

Je start met een (meerjaren-) beleidsplan en financiële begroting 

Het bestuur wordt geïnformeerd via (maandelijkse) management rapportages

Tussentijds leg je verantwoording af met de kwartaal- of Q-cijfers en half jaarcijfers

En tenslotte maak je de balans op met het opstellen van een jaarverslag met jaarrekening

Bekijk waarom je altijd de vinger aan de pols moet houden.

Stap 1: Bezint eer ge begint

Zoals bij stap 1. gesteld begint de cyclus met een plan en een financiële begroting. Door verscheidene prognoses te maken op basis van eerdere jaren en verwachtingen stel je, naast de te behalen prestaties, ook de budgetten voor de afdelingen op.

 

Je staat er niet alleen voor

Het is belangrijk om belanghebbenden, zoals het managementteam, investeerders en kredietverstrekkers, te betrekken bij het opstellen van de plannen en de begroting. Hun input en feedback kunnen waardevol zijn om de flexibiliteit en nauwkeurigheid en geloofwaardigheid van de plannen te verbeteren.

 

Wat betekent het woord prognose

Een prognose en/of forecast is een voorspelling gebaseerd op je huidige resultaten en reële verwachtingen. Het woord verwijst naar een schatting van toekomstige gebeurtenissen, resultaten, trends of ontwikkelingen op basis van beschikbare informatie en analyse.

Het is een poging om te anticiperen op wat er in de toekomst kan gebeuren op basis van de huidige omstandigheden en bekende factoren.

 

Herkomst van het woord prognose

Het woord prognose is afgeleid van het Griekse woord prognosis en betekent letterlijk: voorkennis. Pro betekent immers 'voor' en gnosis betekent in het Grieks 'weten' of 'kennis'.

Dus letterlijk 'vooraf weten' of 'vooruitzien', een verwijzing naar het voorspellen van toekomstige gebeurtenissen of ontwikkelingen op basis van informatie en analyse. 

prognosis is Grieks woord

Hoe stel je een betrouwbare financiële prognose op

Bepaal eerst de doelstellingen van de financiële prognose. Wat wil je bereiken met de prognose? Wil je inzicht krijgen in de toekomstige inkomsten, kosten, winstgevendheid of kasstroom? De doelstellingen bepalen de focus van de prognose.

Verzamel alle relevante gegevens die nodig zijn voor het opstellen van de gewenste prognose, zoals historische financiële gegevens, verkoopcijfers, kosteninformatie, marktonderzoek, economische gegevens en andere relevante informatie.

 

Bewaak en herzie de prognose regelmatig

Een financiële prognose is geen statisch document. Het is belangrijk om de prognose regelmatig te bewaken en te herzien, vooral als de werkelijke resultaten afwijken van de prognose. Dit stelt je in staat om tijdig aanpassingen te maken en je prognose te verbeteren naarmate er meer actuele informatie beschikbaar komt.

 

Stap 2: Kennis is controle

De maandelijkse rapportage is bedoeld voor intern gebruik om de bestuurder of directie mee te informeren over hoe het gaat qua omzet en uitgaven, zodat deze actuele cijfers kunnen worden vergeleken met de begroting.

Door maandelijks dit rapport op te stellen kun je vlot anticiperen op verandering, bijvoorbeeld gerichte stappen nemen bij tegenvallende resultaten of naar aanleiding van kansen die zich plotseling voordoen. 

 

Eenvoudig management overzicht geven

Waarvoor dient een management rapportage nog meer

De managementrapportage dient zo ook als voornaam vergaderstuk, en het is daarom belangrijk dat alle relevante informatie up to date is en duidelijk uit te leggen en te presenteren.

Geen ingewikkelde spreadsheets meer, maar een concrete heldere samenvatting van de juiste managementinformatie. Presenteren en adviseren wordt zo een 'eitje'.

Stap 3: Tussentijdse prestaties rapporteren

In het bedrijfsleven wordt een kwartaal vaak aangeduid met ‘Q', bijvoorbeeld Q1 voor het eerste kwartaal. Het opmaken van tussentijdse financiële cijfers is een must om gedurende een loopjaar de bedrijfsontwikkelingen te volgen.

De meest voorkomende kwartaalcijfers worden gepubliceerd voor het eerste, tweede en derde kwartaal, en het vierde kwartaal wordt vaak gecombineerd met het jaarlijkse jaarrapport. Kwartaalcijfers bevatten gewoonlijk informatie over de omzet, winst, kosten, kasstromen en andere financiële indicatoren van het bedrijf gedurende dat specifieke kwartaal.

 

Waarom uren spenderen als het in minuten kan?

Werk Slimmer, Niet Harder, met Speedbooks®. Ontdek de revolutionaire manier van financiële rapportage. Met onze gratis demoversie kun je zelf:

  • Consolideren in slechts 3 kliks

  • Een compleet jaarrapport genereert in 5 minuten

  • Je eerste rapportage klaar hebt in 10 minuten

Stap nu in de wereld van efficiënte en betrouwbare rapportagesoftware en doe meer in minder tijd!

snelle rapportagesoftware
zorgen en kansen

Snel reageren op de kwartaalcijfers

De tussentijdse rapporten stellen het management in staat om snel te reageren op veranderingen in de bedrijfsprestaties en eventuele zorgen of kansen te identificeren.

Na elk kwartaal kan je dan bijsturen op het beleid voor de volgende periode en mogelijk verbeteringen doorvoeren naar aanleiding van het recente resultaat.

De tussenstand opmaken

Daarnaast wordt ook meestal het half jaar afgesloten met de zogenaamde halfjaarcijfers. Dat zijn financiële rapporten die de prestaties van een bedrijf over de eerste zes maanden van het boekjaar weergeven. Ze worden vaak gepubliceerd halverwege het boekjaar, meestal na het tweede kwartaal.

Halfjaarcijfers bevatten informatie over de financiële resultaten van het bedrijf gedurende die periode, vergelijkbaar met kwartaalcijfers. Ze bieden belanghebbenden een tussenliggende update over de financiële prestaties van het bedrijf voordat het jaarlijkse jaarrapport wordt gepubliceerd.

 

Voor wie moet je tussentijdse financiële rapportage maken

Met een kwartaal- en halfjaar rapport informeer je de aandeelhouders en andere belanghebbenden over de stand van zaken over een bepaalde periode. Zoals de bank bijvoorbeeld, die op de hoogte gehouden wil worden of de doelen uit de financieringsbegroting gehaald worden.

financieringsbegroting

Aan de knoppen draaien

Met het maken van prognoses en liquiditeitsbegrotingen kun je inschatten wat er staat te gebeuren, zodat je daar tijdig op kunt anticiperen en naar aanleiding daarvan je plannen aanpassen.

Stel verscheidene scenario's op en zie het effect op de financiële cijfers via liquiditeitsprognoses en exploitatiebegrotingen op basis daarvan.

 

liquiditeit

Waarom maak je liquiditeits- en exploitatie prognoses

Liquiditeitsprognoses richten zich specifiek op het voorspellen van de beschikbare contanten en kortlopende financiële verplichtingen. Op basis van de geschatte inkomsten uit de exploitatiebegroting.

Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat een bedrijf een gezonde liquiditeitsplanning heeft, met andere woorden voldoende liquide middelen heeft om aan zijn verplichtingen te voldoen, zoals het betalen van leveranciers en het dekken van operationele kosten.

Stap 4: Verantwoording afleggen

Jaarrapport of jaarrekening of jaarverslag? Sinds 2015 spreekt de wet van een bestuursverslag in plaats van een jaarverslag, omdat het verslag van het bestuur afkomstig is. Het bestaat uit een jaarverslag met een jaarrekening.

Het jaarverslag moet (vaak) aan wettelijke vereisten voldoen en wordt gebruikt om verantwoording af te leggen aan de zogenaamde stakeholders, zoals aandeelhouders, investeerders en toezichthouders. Het geeft ze direct inzicht in de gezondheid en prestaties van de organisatie.

 

Wat staat er in een jaarverslag

Het jaarverslag omschrijft wat er in het bedrijf gebeurd is en de financiële jaarrapportage (of jaarrekening) wordt gevormd door de balans, de winst-en-verliesrekening, inclusief de toelichting daarop.

Daarnaast kunnen strategische doelen, risico's en kansen worden uitgelicht. 

jaarrapportage

Eat, sleep, rapportages maken, repeat ... 

En we beginnen weer van voren af aan, vandaar het woord cyclus. Het besturen van een organisatie is een continu proces. Plannen maken, actuele data controleren over een bepaalde periode, bijstellen en ... halen! Of niet natuurlijk.

In elk geval moet je dus het hele jaar door periodiek rapportages van je financiële positie maken om de fouten van voorgaande periodes en/of een afgeronde periode te ontdekken en te herstellen of de successen verder uit te breiden.

 

speedbooks dashboard

Controlecyclus onder controle

De relevante gegevens voor alle bovenstaande rapporten kun je met behulp van professionele rapportagesoftware, zoals van Speedbooks, makkelijk omzetten in heldere financiële rapportages. 

Zo kun je jezelf of het management van een organisatie snel voorzien van de nieuwste financiële inzichten en deze presenteren. Zonder uitgebreide spreadsheets en een stortvloed aan cijfers. 

Die gegevens kunnen ook zowel in cijfers als visueel aantrekkelijk grafisch weergegeven worden in het online financieel dashboard en een app. Real time, 24/7 en wereldwijd!

Probeer de Gratis Demoversie >>

Onze masterclass

Bekijk onze masterclass en leer alles over consolideren en jaarrekeningen. Onze experts vertellen je binnen 30 minuten alles wat je moet weten.

Kleur Kalender
Drs. Konstantijn Mikes

Over de schrijver drs. Konstantijn Mikes

Oprichter, bedenker en aandeelhouder van Speedbooks rapportagesoftware Konstantijn Mikes (1966) is afgestudeerd econoom. Hij studeerde Economics aan de vooraanstaande Erasmus universiteit te Rotterdam.

Bij Speedbooks is hij onder meer verantwoordelijk voor de inhoudelijke ontwikkeling van de rapportagesoftware, en stuurt hij de interne developpers en de externe ontwikkelaars aan.

Meer over Konstantijn Mikes op LinkedIN