S2S-communicatie:
Digitaal communiceren met de overheid
OCW onderzoekt hoe RJ660 indienen beter kan
DUO, de Dienst Uitvoering Onderwijs van het ministerie van OCW (Onderwijs Cultuur & Wetenschappen) heeft het project Duurzaam Verantwoorden in het leven geroepen om verdere ontwikkeling van de jaarrapportages mogelijk te maken. Vanaf het verslagjaar 2008 gelden voor de inrichting van de jaarrekening en het jaarverslag, de RJ660-richtlijnen voor onderwijsinstellingen in het primair en voortgezet onderwijs. Om system-to-system-aanlevering (S2S) te ontwikkelen is een werkgroep samengesteld. Speedbooks® is als rapportagespecialist door OCW gevraagd daarin zitting te nemen.
De werkgroep gaat verder bestaan uit twee boekhoudsoftwareleveranciers, vertegenwoordigers van een administratiekantoor, van Logius/ministerie van Binnenlandse Zaken en van DUO zelf.
Hoe en met welke gegevens je de jaarrekening het beste kunt opstellen is constant in beweging, zeker ook binnen de onderwijssector. De werkgroep gaat onderzoeken hoe een en ander het beste aan te leveren is via S2S.
Wat is een RJ660-jaarrekening
Veilig deponeren met XBRL
Voor wie geldt de RJ660-verplichting
Alle organisaties en instanties in de onderwijssector, dus zowel uit het primair als het voortgezet onderwijs, zijn sinds 2008 verplicht hun jaarverslag op te stellen volgens de RJ660-richtlijnen.
Zoals onder meer:
- Scholen voor primair onderwijs
- Scholen voor speciaal onderwijs
- Samenwerkingsverbanden passend onderwijs
- Scholen voor voortgezet onderwijs
- Instellingen voor Vakonderwijs
- Regionale Opleidingen Centra (ROC)
- Agrarische Opleidingen Centra (AOC)
- Hogescholen
- Universiteiten
Speedbooks® rapportagesoftware heeft voor onderwijsinstellingen een op-maat-gemaakte rubricering en bijpassend jaarrapport ontwikkeld. Daarmee maak je gemakkelijk en snel de RJ660-onderwijsjaarrekening. In de software staan altijd de meest recente taxonomieën voor onderwijsinstellingen. Deze kunnen ook tekstueel en financieel volledig geautomatiseerd worden.
Automatisering maakt makkelijk
Via de directe databasekoppelingen, zoals met o.a. AFAS en Exact Financials, gaat het inlezen van data en het budget eenvoudig en snel met Speedbooks®. Wettelijke teksten en grondslagen worden direct geïmporteerd in de taxonomie. Alle rapporten zijn opgemaakt in Microsoft Excel, zodat je ze aan kunt passen naar je eigen inzicht, wensen en huisstijl. Daarna genereer je een (PDF) XBRL-document dat je kunt bekijken en nalopen. En uiteindelijk via de betrouwbare XBRL-module kunt deponeren bij DUO.
Rapportages maken = kennis = controle
De financieel verantwoordelijke binnen een onderwijsinstelling is vandaag de dag een financieel- en risicomanager, en een financieel adviseur die midden in een organisatie staat. Het opstellen van de RJ660-jaarrekening is een belangrijk eindrapport, maar door maandelijks een rapport op te stellen kun je het bestuur en/of de directie informeren over hoe het gaat qua resultaten, zodat ze kunnen worden vergeleken met de begroting. En er ingespeeld kan worden op bedreigingen en kansen.
De cijfers die je als controller maakt dienen om afdelingsbeleid, maar ook het totale beleid te bepalen en te beheersen. De tussentijdse managementrapportages zijn een voornaam vergaderstuk, waarin alle relevante informatie is samengevat. Geen ingewikkelde spreadsheets meer, maar een concrete heldere presentatie.
Wat staat er in een RJ660 jaarverslag
Het in de volksmond vooral jaarrekening genoemde rapport is eigenlijk een bestuurs- of directieverslag, omdat deze door deze organen wordt opgesteld. Het beschrijft onder meer het gevoerde beleid, de onderwijsprestaties, organisatorische en operationele ontwikkelingen als gevolg van interne en externe factoren en de plannen voor het komende jaar.
Het bestuursverslag wordt altijd samen uitgebracht met de financiële verantwoording; de jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit de balans, de staat van baten en lasten, beide met toelichting, het kasstroomoverzicht en alle overige relevante gegevens.
Geconsolideerde jaarrekening
Als je een totaalplaatje wilt opstellen, omdat de organisatie uit meerdere afdelingen en/of vestigingen bestaat, moet je consolideren ofwel administraties samenvoegen. Zo heb je een document waarmee je het management dan weer goed kunt adviseren. Regelmatig (geconsolideerde) rapportages opstellen zorgt ervoor dat een organisatie de gezamenlijke doelen voor ogen heeft, houdt en bereikt.
Uit de ‘Toelichting Jaarrekening’ ministerie van OCW:
U stelt een geconsolideerde jaarrekening op als er sprake is van een groepsrelatie en u aan het hoofd staat van die groep. Tot de groep behoren alle rechtspersonen waarin u een financieel meerderheidsbelang heeft of waarover u overheersende zeggenschap kunt uitoefenen of waarover u de centrale leiding heeft. De geconsolideerde jaarrekening vervangt niet de enkelvoudige. Ingeval van consolidatie moeten beide worden opgesteld.
Kengetallen ook vaak KPI’s (Key Performance Indicator) genoemd, geven veel informatie over de financiële gezondheid van de organisatie. Het zijn verhoudingscijfers van gegevens uit de jaarrekening. Op basis van deze cijfers stuur je gaandeweg het jaar bij, kun je besluiten beter onderbouwen.
De 4 belangrijkste kengetallen
- Liquiditeitskengetallen geven aan of een organisatie in staat is op korte termijn aan betalingsverplichtingen te voldoen, of er een betalingsrisico is of dreigt.
- Solvabiliteitskengetallen geven aan of een organisatie in staat is over een lange(re) termijn aan de betalingsverplichtingen te voldoen.
- Rendabiliteitskengetallen geven informatie over de verwachte ‘winstgevendheid’ van een onderwijsorganisatie.
- Activiteits-kengetallen geven een beeld van de verschillende activiteiten van een organisatie, de inkomsten en schulden.
Andere financiële kernbegrippen:
- Activa; geheel aan bezittingen en investeringen van een onderneming.
- Vaste activa; bezittingen en investeringen die langer dan een jaar beschikbaar zijn.
- Vlottende activa; bezittingen en investeringen die korter dan een jaar beschikbaar zijn.
- Passiva; de bronnen waarmee de organisatie is gefinancierd.
- Eigen vermogen; het eigen kapitaal van de organisatie, inclusief de reserves.
- Vreemd vermogen; leningen en schulden waarover rente betaald moet worden.
- Vaste kosten; ook wel ‘constante’ kosten genoemd, zoals o.a. huur en afschrijvingen.
- Variabele kosten; terugkerende kosten die je moet maken om te kunnen functioneren.
Jaarverslag als communicatiemiddel
Koplopers
Gijs van der Laan van PPO Rotterdam, een van de early adaptors die direct met de speciale RJ660 jaarrekening software van Speedbooks® is gaan werken, legt uit waarom.
‘De jaarrekening voor onderwijsinstellingen is anders dan die voor het bedrijfsleven. Omdat je met publiek geld werkt moet je op een door de overheid vastgestelde wijze verantwoording afleggen over die verstrekte middelen en subsidies’, aldus Van der Laan. ‘Voorheen lieten we dat vooral over aan een administratiekantoor, maar nu kunnen we veel zelf. Daardoor hebben we meer grip en zijn we minder afhankelijk. Speedbooks maakt trouwens ook de samenwerking met het administratiekantoor makkelijker en beter, waarop we voor specifieke expertise nog steeds een beroep doen.’
Tot slot roemt Van der Laan de ondersteuning: ‘Speedbooks is zeer goed bereikbaar bij vragen. Als de kennispagina op de site toch niet het antwoord geeft, kun je contact opnemen met de helpdesk. Daar word je meestal direct geholpen en niet eerst met een ticket in de wacht gezet. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om begeleiding of een training van een expert van hen te krijgen.’
