Are you visiting Speedbooks.nl from outside The Netherlands or Belgium?

Visit your regional site for more relevant information about Speedbooks®

Click here for English

Financiële rapportages, een
‘must do’
gedurende het hele jaar

Het besturen van een organisatie doe je aan de hand van beleid. En dat beleid beschrijft de plannen van een organisatie voor een toekomstige periode, meestal 1 tot 3 of 5 jaar. En hoe de organisatie verwacht die plannen te verwezenlijken. Een begroting geeft de doelen financieel weer. Voorgaande jaren en de input vanuit de organisatie qua ambities en realistische verwachtingen vormen de basis voor (prestatie-) afspraken tussen bestuurders (en aandeelhouders), de directie en het management.
Financiële rapportages, een ‘must do’
 Bezint eer Ge begint

Vertrouwen is goed, controle is beter

Om als bestuurder te kunnen (bij-) sturen heb je gedurende het boekjaar inzicht nodig in hoe en of de doelstellingen uit het jaarplan worden gehaald. Vandaar dat er na of naast de planningen een controlecyclus wordt gehanteerd.

Zo'n controlecyclus bestaat eigenlijk standaard uit de volgende 4 stappen: 

  1. Je start met een (meerjaren) beleidsplan en financiële begroting
  2. Het bestuur wordt geïnformeerd via (maandelijkse) management rapportages
  3. Tussentijds leg je verantwoording af met de kwartaal- of Q-cijfers en half jaarcijfers
  4. En tenslotte maak je de balans op met het opstellen van een jaarverslag met jaarrekening

Bezint eer Ge begint

Zoals bij 1. gesteld begint de cyclus met een plan en een financiële begroting. Door verscheidene prognoses te maken op basis van eerdere jaren en verwachtingen stel je, naast de te behalen prestaties, ook de budgetten voor de afdelingen op.
Een prognose en/of forecast is een voorspelling gebaseerd op je huidige resultaten en reële verwachtingen. Het woord prognose is afgeleid van het Griekse woord prognosis en betekent letterlijk: voorkennis.

Kennis is controle
De maandelijkse rapportage aan de bestuurder of directie is er om te informeren over hoe het gaat qua omzet en uitgaven, zodat deze kunnen worden vergeleken met de begroting. Door maandelijks dit rapport op te stellen kun je vlot anticiperen op verandering, bijvoorbeeld bij tegenvallende resultaten of naar aanleiding van kansen die zich plotseling voordoen. 
De managementrapportage dient zo ook als voornaam vergaderstuk, en het is daarom belangrijk alle relevante informatie daarin te verzamelen en duidelijk te presenteren. Geen ingewikkelde spreadsheets meer, maar een concrete heldere samenvatting.

Tussentijdse prestaties
In het bedrijfsleven wordt een kwartaal vaak aangeduid met ‘Q’, bijvoorbeeld Q1 voor het eerste kwartaal. Daarnaast wordt ook meestal het half jaar afgesloten met de zogenaamde halfjaarcijfers. Met een kwartaal- en halfjaar rapport informeer je de aandeelhouders en andere belanghebbenden over de stand van zaken. Zoals de bank bijvoorbeeld, die op de hoogte gehouden wil worden of de doelen uit de financieringsbegroting gehaald worden. 

Aan de knoppen draaien

Met het maken van prognoses en liquiditeitsbegrotingen kun je inschatten wat er staat te gebeuren, zodat je daar tijdig op kunt anticiperen en naar aanleiding daarvan je plannen aanpassen. Stel verscheiden scenario's op zie het effect via liquiditeitsprognoses en exploitatiebegrotingen.

Pas naar aanleiding daarvan je beleid aan om te voorkomen dat je aan het eind van het jaar voor vervelende verrassingen komt te staan.
Aan de knoppen draaien

Verantwoording afleggen

Jaarrapport of jaarrekening of jaarverslag? Sinds 2015 spreekt de wet van een bestuursverslag in plaats van een jaarverslag, omdat het verslag van het bestuur afkomstig is. Het bestaat uit een jaarverslag met een jaarrekening. Het jaarverslag omschrijft wat er in het bedrijf gebeurd is en de financiële jaarrapportage (jaarrekening) wordt gevormd door de balans, de winst-en-verliesrekening, inclusief de toelichting daarop.

Eat, sleep, rapportages maken, repeat....    
En we beginnen weer van voren af aan, vandaar het woord cyclus. Het besturen van een organisatie is een continu proces. Plannen maken, controleren, bijstellen en ... halen! Of niet natuurlijk. In elk geval moet je dus het hele jaar door rapportages maken om de fouten van een afgeronde periode te ontdekken en te herstellen of de successen verder uit te breiden.
Controlecyclus onder controle

Controlecyclus onder controle

De relevante gegevens voor alle bovenstaande rapporten kun je met behulp van professionele rapportagesoftware, zoals van Speedbooks®, makkelijk omzetten in heldere rapportages. Zo kun je jezelf of het management van een organisatie snel voorzien van de nieuwste financiële inzichten. Zonder uitgebreide spreadsheets en een stortvloed aan cijfers. Die gegevens kunnen ook zowel in cijfers als grafisch weergegeven worden in het online financieel dashboard en een app. 
Real time, 24/7 en wereldwijd!

Schrijf je nu in voor ons gratis webinar

Close